Hvad du skal vide om fejl til økonomisk modellering i Excel - dummies

Muligheden for fejl i en finansiel model er nummer én, der holder en finansiel modelmand vågen om natten. Som modeler skal du have en sund respekt for regneark og deres følsomhed over for fejl.

Forestil dig at du arbejder på et spændende nyt projekt. Du har leveret en finansiel model, der bruges til et projekt eller en nøglefunktion i din virksomhed. Det ser fantastisk ud. Folk er fyret op; penge bliver brugt. Men uger eller måneder ind i projektet er tallene pludselig ikke i gang. Hvorfor er projektet så langt over budgettet?

Ved gennemgang forstår du pludselig, at der har været en fejl i dine oprindelige beregninger. Yikes! Din troværdighed og tillid til dit arbejde bliver underkastet, hvilket fører til nogle ubehagelige øjeblikke under møderne (for ikke at nævne bekymring over din fremtid i virksomheden).

Den Europæiske Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) driver en veletableret årskonference for at præsentere de seneste forskningsresultater og resultater i emnet. Der er mange vel dokumenterede tilfælde af højt profilerede Excel modelblunders. Nogle af disse er dokumenteret af EuSpRiG. I betragtning af de fleste virksomheders tilbageholdenhed til at snakke om deres fejl, fører antallet og hyppigheden af ​​de historier, der dokumenteres af EuSpRiG, mange til at tro, at fejl i regneark er en regelmæssig begivenhed i de fleste organisationer.

Hvilken form kan disse fejl tage? Generelt kan modelleringsfejl grupperes i tre brede kategorier: formelfejl, antagelser eller inputfejl og logiske fejl.

Formuleringsfejl i din økonomiske model

Formuleringsfejl er de nemmeste fejl at lave og relativt let at få øje på, men de er forfærdeligt pinlige, når de opdages. Disse slags "mekaniske" fejl er også det nemmeste at undgå ved selvkontrol og korrektion.

En fælles formelfejl er simpelthen at samle den forkerte celle i formlen - for eksempel at forbinde til celle B98, som indeholder 6, i stedet for celle B97, som indeholder 0. 6. Denne fejl oprindeligt kan virke ret mindre, men lad os sige, at din oprindelige investering var $ 100, 000. Gennem din modellering arbejder du ud, at der er en fortjenstmargen på 60 procent, men på grund af denne fejl forudsiger du $ 600 000 overskud i stedet for $ 60 000. Ups !

Forudsætninger eller indtastningsfejl i din økonomiske model

Modells formler kan beregnes perfekt, men antagelser i finansielle modeller er en lærebog om "affald i affald. "Hvis de antagelser, du har brugt som input er forkerte, vil modellen også være forkert.

Når det drejer sig om inputfejl, er der to hovedtyper at overveje:

• Datainput: Dataindgangsfeil kan let opstå, hvis du opdaterer driftsomkostninger, f.eks. I en uge til uge basis. Hvis disse omkostninger ikke er forbundet korrekt eller opdateres regelmæssigt, kan du få et ufuldstændigt eller unøjagtigt billede af processen. Nogle gange kan sammenkædning af disse oplysninger til en separat, automatisk genereret fil og ved hjælp af nogle af de nye Moderne Excel-værktøjer som Get & Transform (tidligere kaldet Power Query) automatisere og fremskynde denne proces. Sørg også for at bekræfte, hvem der er ansvarlig for opdatering af regnearket, og sørg for, at ændringer i proces- eller opdateringsplanen ikke påvirker din model.
• Brugerindgang: Brugerfejl indtræffer hyppigere, når du er mindre bekendt med det produkt eller projekt, du modellerer. For eksempel når det drejer sig om lønomkostningerne til et program, kan du medregne de fordele, som en medarbejder vil modtage, og antage, at det vil være 5 procent af hendes løn, hvilket er en ret standard overordnet antagelse. Men fordi du er ny til organisationen, kan du undlade at tage hensyn til andre faktorer, som påvirker medarbejderens fordele, såsom en stigning i omkostningerne ved at levere det tandlæge- og medicinske program, som virksomheden stoler på. Pludselig drev dette kostprisen til 12,5 procent af lønnen, og fuldstændig blæser alle de personaleomkostninger, du har så omhyggeligt beregnet.

Hvis du laver antagelser, skal du registrere dem, overveje dem og lægge dem omhyggeligt i din model. Det er også en god ide at bekræfte disse input med de vigtigste interessenter.

Det gamle ordsprog "For mange kokke forkæler bouillon" gælder bestemt for bygning en finansiel model. Medmindre du har et strikt, samarbejdssæt sæt standarder, der sikrer, at modellen er lagt ud og antagelser indtastes konsekvent, opnår du det bedste resultat ved kun at have en modeler, der arbejder for at opbygge modellen.

Når det kommer til ved hjælp af skal modellen imidlertid være i stand til at bruge en velbygget model. Hvis du er bekymret for, at folk ødelægger dine beregninger eller indtaster indtastninger forkert, skal du sørge for, at dine instruktioner og dokumentation forklarer, hvordan du bruger modellen. Anvend også data valideringer eller cellebeskyttelse til modellen for at begrænse ændringer, brugeren kan gøre.

Logiske fejl i din økonomiske model

Fejl i modelens logik er nok den sværeste at få øje på, fordi du kan have antagelserne, input og formlerne alle fungerer perfekt, men logikken og metoden - som modellen er bygget - kan stadig være forkert. Du skal fange logikken og sikre, at bygherrens tilgang er tydelig. Ellers, hvis du mister nøglepersonen, der byggede modellen, kan forvirring opstå.

Eksempelvis viser denne model procentdelen af ​​investorens midler, der er udlånt. Procentdelen er beregnet ved at dividere investeringsbalancen (den nuværende investering plus den nye investering) med porteføljesaldo (de nuværende lån plus de nye lån minus lånene udløbet).

Beregning af investeringsporteføljeforhold.

Hold et sekund. Beregner du det ud fra antallet af lån, der er skrevet eller den kumulative balance? Du kan se, hvordan forholdet er beregnet, kan forårsage forvirring for dem, der ikke er bekendt med denne model. Det er vigtigt at dokumentere, hvordan du beregner det. Du kan også nemt forveksle månedlige beløb med kumulativ balance; du kan se, at dette er tydeligt dokumenteret i kolonne B.