Anvend top- / bundregler i Excel Dashboards og rapporter - dummies

Med betinget formatering kan du forbedre dine rapporter og dashboards i Excel. Formateringsscenarierne under kategorien Top / Nederste regler, der vises i denne figur, giver dig mulighed for at fremhæve de celler, hvis værdier opfylder en given tærskelværdi.

Som i Highlight Cells-reglerne fungerer disse scenarier som udsagn - hvilket betyder, at hvis cellen er formået, formateres cellen, og hvis tilstanden ikke er opfyldt, forbliver cellen uberørt.

Her er en oversigt over hvert scenarie under kategorien Top / Nederste regler:

• Top 10 elementer: Selv om navnet ikke antyder det, kan dette scenario give dig mulighed for at angive antal celler, der skal fremhæves baseret på individuelle celleværdier (ikke kun ti). Du kan f.eks. Markere de fem øverste celler, hvis værdier er blandt de fem største tal for alle de valgte celler.

• Top 10%: Dette scenarie ligner scenariet Top 10 Items: Kun de valgte celler evalueres i procent. Igen skal du ikke lade navnet narre dig; procentudvalget behøver ikke at være ti. Du kan f.eks. Markere de celler, hvis værdier udgør de øverste 20% af de samlede værdier for alle de valgte celler.

• Bottom 10 Items: Dette scenario giver dig mulighed for at angive antallet af celler, der skal fremhæves baseret på de laveste individuelle celleværdier. Igen skal du ikke lade navnet narre dig: Du kan angive et hvilket som helst antal celler, der skal fremhæves - ikke kun ti. Du kan f.eks. Markere de nederste 15 celler, hvis værdier er inden for de 15 mindste tal blandt alle de valgte celler.

• Nederste 10%: Dette scenario ligner scenen under 10-emne. I dette scenario vurderes kun de udvalgte celler på en procentdel. Du kan f.eks. Markere de celler, hvis værdier udgør den nederste 15% af de samlede værdier for alle de valgte celler.

• Over gennemsnittet: Dette scenario giver dig mulighed for at betinget formatere hver celle, hvis værdi er over gennemsnittet af alle valgte celler.

• Under gennemsnittet: Giver dig mulighed for at konfigurere betinget format for hver celle, hvis værdi er under gennemsnittet af alle valgte celler.

For at undgå overlapning af forskellige betingede formateringsscenarier, vil du måske rydde enhver betinget formatering, du tidligere har anvendt, før du anvender et nyt scenario.

For at rydde den betingede formatering for et givet antal celler, skal du markere cellerne og vælge betinget formatering på fanen Startside i båndet. Her finder du menuen Clear Rules.Klik på Ryd regler og vælg, om du vil slette betinget formatering for hele arket eller kun den valgte arbejdsbog.

I det følgende eksempel formaterer du betinget alle celler, hvis værdier ligger inden for de øverste 40% af de samlede værdier af alle celler.

1. Start med at vælge det udvalg af celler, som du skal bruge den betingede formatering til.

2. Vælg top 10% scenariet fundet under kategorien Top / Bottom Rules; henvises til det foregående billede.

   Dette åbner dialogboksen Top 10% vist i figuren. Ideen her er at definere tærskelværdien, som vil udløse den betingede formatering.

   

3. I dette eksempel skal du indtaste 40. Også i denne dialogboks skal du bruge rullemenuen til at angive det format, du vil anvende.

4. Klik på OK. Umiddelbart anvender Excel formateringsscenariet for de valgte celler. Se figuren.