Elektroniske fakturering i Sage Timeslips - dummies

Nogle Virksomheder - primært advokater, der arbejder med forsikringsselskaber - skal aflægge revisionsfirmaer elektroniske regninger for ydelser udført. Ved at bruge Sage Timeslips Electronic Billing add-on, som understøtter en række elektroniske faktureringsformater, der bruges af de fleste af de store revisionsfirmaer, kan du spore din tid, lave en faktura i det korrekte elektroniske format og derefter eksportere det til revisionen firma.

Besøg Sage Timeslips hjemmeside for at læse om de elektroniske faktura leveringsformater, som Timeslips kan understøtte.

Opsætning af elektronisk fakturering

For at bruge Sage Timeslips Electronic Billing-tilføjelsen skal du konfigurere det ved at følge instruktionerne, der følger med tilføjelsen. Derefter kan du producere regninger i det korrekte format til det revisionsfirma, som du arbejder med. Husk, at hvert revisionsfirma har unikke indstillinger og filformater.

Derudover skal du identificere klienterne for hvem du bruger elektronisk levering. Begynd ved at vælge Navn → Kundeinfo. I vinduet Klientliste, der vises, skal du dobbeltklikke på en klient for hvem elektronisk levering gælder. Klik derefter på fanen Arrangement 2 i vinduet Client Information, og indstil feltet Elektronisk levering til det relevante revisionsfirma.

I de fleste tilfælde skal du også tilføje brugerdefinerede felter og tildele dem til de kunder, der bruger modtagerfirmaet.

Tilføjelsen til elektronisk fakturering sparer dig tid og giver dig mulighed for at tilføje foruddefinerede sæt brugerdefinerede felter tilknyttet specifikke revisionsfirmaer.

For nogle revisionsfirmaer skal du bruge American Bar Association (ABA) Task Litigation Code Set eller Uniform Task Based Management System til at identificere opgaver, udgifter og referencer. Hvis du oprettede din Timeslips-database ved hjælp af databasen Legal med ABA-databeskyttelseskoder, findes disse koder allerede i din database. Hvis du brugte en anden skabelon til at oprette din Timeslips database, skal du indtaste koderne for opgaver, udgifter og referencer i feltet Kælenavn 2 i opgaven, udgiften og referencenavnet og bruge feltet Kælenavn 1 til at skrive et beskrivende navn, som du nemt genkender, når du opretter slips.

I American Bar Association Task Litigation Code Set og Uniform Task Based Management System begynder koderne med bogstaverne A, E, eller L. Tildel koder, der starter med A til opgaver, koder der starter med E til udgifter og koder, der starter med L til referencer.

Undersøgelse af den elektroniske faktureringsproces

Processen til elektronisk fakturalevering i Sage Timeslips ligner processen til generering af andre regninger.Du placerer stadig dine regninger i bevisfasen, og derefter gennemgår dem og foretager ændringer. Men når du er klar til at sende regningerne, eksporterer du dem og sender filerne til et revisionsfirma til revision.

Vælg fra den nederste del af Bills-menuen det relevante elektroniske fakturaudstedelses- eller revisionsfirma, og klik derefter på Eksporter. Tidsplaner beder dig om en mappe, hvor du kan gemme de eksporterede regninger. Når eksporten er færdig, kan du sende regningerne til revisionsfirmaet.

I de fleste tilfælde, når eksporten er afsluttet, flytter Sage Timeslips regningerne fra bevisstadiet til revisionsstadiet. For nogle revisionsfirmaer godkender Timeslips regningerne.

Timeslips behandler regninger i revisionsstadiet svarende til den måde, hvorpå det behandler regninger i bevisstadiet: Timeslip låser regningerne, mens revisionsfirmaet gennemgår dem. Når firmaet kontakter dig med deres vurdering, godkender du de regninger, der ikke kræver ændringer, og du sletter regninger, der kræver ændringer fra revisionsstadiet ved at bruge vinduet Bill Stages (vælg Regninger → Godkend eller Ryd revisionsregninger → Godkend eller Ryd regninger) og foretage de nødvendige ændringer. Så udskriver du regningerne igen og gentager processen.

Hvis Timeslips godkender de regninger, du sender til revisionsfirmaet, og revisionsfirmaet kræver ændringer, kan du rydde udvalgte regninger fra fanen Fortrydbar i vinduet Bill Stages, redigere dem, udskrive dem igen og gentage udskrivning og elektronisk levering behandle.

Det er muligt, at et revisionsfirma ikke vurderer din faktura, før du er klar til at indsende en anden. I dette tilfælde skal du godkende regningen, du allerede har indsendt, og hvis revisionsfirmaet skal ændre det, skal du prøve at fortryde det. Hvis du ikke kan fortryde regningen, skal du indtaste en kreditkreditkonto for den oprindelige regning, indtaste de data, der fulgte op på regningen, og generere en ny regning, der skal sendes til revisionsfirmaet.

Splitting elektroniske regninger

Hvis du bruger funktionen Split Bills i Timeslips, som gør det muligt at fastlægge regler for at allokere eller opdele gebyrer på en regning blandt timekeepers, skal du være opmærksom på, at forskellige revisionsfirmaer håndterer delt fakturering i forskellige måder. Nogle tillader det, men ignorerer det, andre tillader det og bruger det, og andre støtter det heller ikke.