Sådan bruger du QuickBooks 2010 til at regne en kunde til tiden - dummies

QuickBooks 2010 leverer to metoder til sporing af den tid, du har til hensigt at fakturere på en faktura som en vare. For at spore din fakturerbare tid kan du bruge det ugentlige tidsskrift, eller du kan tid eller optage individuelle aktiviteter. Hverken tidsporingsmetode er vanskelig.

Brug et ugentligt tidsskrift til Quicken fakturering

For at bruge den ugentlige timesheet metode, skal du følge disse trin:

1. Vælg kunder → Indtast tid → Brug ugentlige tidsskema.

   

   QuickBooks viser vinduet Ugentlige tidsplan.

2. Indtast medarbejderen, sælgeren eller den anden person, der udfører tjenesten i tekstfeltet Navn.

   Du skal kunne vælge denne persons navn på rullelisten Navn. Hvis du ikke kan finde det i denne liste, skal du indtaste personens navn i feltet, og derefter, når du bliver bedt om det, skal du fortælle QuickBooks, hvilken liste (medarbejder, sælger eller andre navne) skal tilføjes.

3. Når du har tilføjet navnet på den person, der udfører arbejdet, skal du bruge kolonnerne i vinduet Ugentlige tidsplan til at beskrive, hvad du fakturerer for.

   Indtast kunden eller jobbet for hvem arbejdet er udført, servicekoden, en kort beskrivelse eller note, lønseddel (hvis du bruger QuickBooks til lønningsliste), klassen (hvis du sporer klasser), og derefter de brugte timer pr. dag.

Du kan indtaste så mange linjer i vinduet Ugentlig tidsplan som du ønsker. Hver linje vises separat på en faktura. Notatoplysningerne vises i fakturaens beskrivelsesområde. Af denne grund vil du bruge passende og beskrivende noter.

Quickbook fakturerbare enkeltaktiviteter

Hvis du vil optage serviceaktiviteter, når de opstår, skal du følge disse trin:

1. Vælg kunder → Indtast tid → Tid / Indtast enkelt aktivitet.

   

   QuickBooks viser vinduet Time / Enter Single Activity.

2. Kontroller, at afkrydsningsfeltet Billable i øverste højre hjørne af vinduet er markeret.

   Ved at vælge boksen Faktura, fortæller du QuickBooks, at den skal beholde denne post over en fakturerbar aktivitet for senere optagelse på en faktura.

3. Optag aktivitetsdatoen i tekstfeltet Date.

4. Brug tekstboksen Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten.

5. Identificer kunden eller det job, som tjenesten udføres for, i kunden: Jobtekst.

6. Vælg det relevante serviceelement fra rullelisten Servicemateriale og det relevante lønelement fra rullemenuen Lønliste.

7. (Valgfrit) Hvis du sporer klasser, forudsigeligt kan du også bruge rullemenuen Klasse til at klassificere aktiviteten.

8. Skriv en kort passende beskrivelse af tjenesten i Notes-tekstboksen.

   Denne beskrivelse vises på fakturaen, så vær opmærksom på, hvad du skriver.

9. Optag den tid, der bruges på tjenesten.

   Du kan enten registrere tid manuelt ved at bruge tekstboksen Varighed for at indtaste tiden. Eller du kan have QuickBooks registrere den tid, du brugte på aktiviteten, ved at klikke på knappen Start i afsnittet Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på Stop-knappen, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil standse timeren midlertidigt (mens du f.eks. Tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.

10. Når du beskriver den aktivitet, du udfører i vinduet Tid / Indtast en enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og Ny eller Gem og Luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Inklusive fakturerbar tid på en faktura via QuickBooks

Opret en standardfaktura for at tilføje fakturabel tid og omkostninger til en faktura. Når du har identificeret kunden for hvem du har indtastet tid eller omkostninger, viser QuickBooks en meddelelsesboks, der spørger om du vil regne for noget af tiden eller omkostningerne. Hvis du klikker på Yes, viser QuickBooks dialogboksen Vælg Billable Time and Costs.

Fanen Time i dialogboksen Vælg Billable Time and Costs viser hver af de gange, du har optaget til en kunde:

• For at tilføje bestemte tider til fakturaen: Klik på kolonnen Brug for hver gang.

• For at vælge alle tider: Klik på knappen Vælg alle.

Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på OK. QuickBooks tilføjer derefter hver af disse fakturerbare tider som linjer til fakturaen. Denne figur viser, hvordan fakturerbar tid information vises i vinduet Opret fakturaer.