Sådan bruges rapportvinduet i QuickBooks 2011 - dummies

Hvis du er komfortabel med at arbejde med Microsoft Windows, bør du arbejde med QuickBooks Report-vinduet. Langs vinduets øverste kant viser QuickBooks både knapper og bokse. Du bruger disse knapper og bokse til at ændre visningen af ​​rapportvinduet og for at styre oplysningerne i rapportvinduet.

Arbejde med rapportvinduets knapper

Rapportvinduet indeholder typisk otte forskellige knapper: Rediger rapport, memorize, Print, Email, Export, Hide Header, Collapse og Opdater.

• Rediger rapport: Knappen Rediger rapport viser dialogboksen Rediger rapport. Du bruger denne kommandoknap til at tilpasse en rapport.

• Memorize: Knappen Memorize viser dialogboksen Memorize Report. Når du har gemt disse indstillinger, kan du senere producere den nøjagtige samme rapport ved at vælge den gemte rapport fra undermenuen Rapporter → Gemte rapporter.

  

• Udskriv: Når du klikker på Udskriv, viser QuickBooks dialogboksen Print Reports, hvor du kan vælge, hvordan og hvor rapporten skal udskrives.

  

  Klik på knappen Preview i dialogboksen Print Reports for at få vist Preview-vinduet. Vinduet Preview viser, hvordan dine udskrevne rapport sider vil se ud.

• Email: Med kommandoknappen Email kan du e-maile en kopi af rapporten som en vedhæftet fil. Når du klikker på Email, starter QuickBooks dit e-mail-program til dig.

• Eksport: Hvis du klikker på knappen Eksport, viser QuickBooks fanen Grundlæggende i dialogboksen Eksporter rapport, som lader dig kopiere oplysningerne i en rapport til en fil, som et regnearksprogram som Microsoft Excel nemt kan åbne.

  

  Hvis du vil kopiere rapporten til et eksisterende Excel-regneark, skal du vælge indstillingen En eksisterende Excel-arbejdsbog.

• Skjul overskrift: Du klikker på Skjul hovedtekst for at fjerne headeroplysningerne, f.eks. Firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på knappen Skjul overskrift igen for at få det til at vises igen.

• Collapse: Knappen Collapse kollapser detaljer i en rapport. QuickBooks viser ikke underkonti på en sammenbrudt rapport, kun konti. For at forkaste en rapport, som du tidligere kollapsede, skal du klikke på knappen Expand.

• Opdater: Knappen Opdatering fortæller QuickBooks at opdatere en rapport information til ændringer i QuickBooks datafil. Det lyder først i starten, men du kan faktisk lade rapportvinduerne stå åbne. Det betyder, at et rapportvindue måske viser en resultatopgørelse, for eksempel fra en uge siden.Ved at klikke på knappen Opdater, ved QuickBooks, at det skal opdatere rapporten for de seneste ændringer.

Brug af rapportvinduets bokse

Rapportvinduet indeholder fem felter: Datoer, Fra, Til, Kolonner og Sorter efter. Disse felter gør det også muligt for dig at kontrollere de oplysninger, der vises i rapportvinduet og udseendet af oplysningerne.

• Datoer, Fra og Til felter giver dig mulighed for at fortælle QuickBooks hvilket rapporteringsinterval du vil vise i rapporten. Du bruger disse felter til at fortælle QuickBooks for hvilken måned, kvartal, år eller hvad som helst, som du vil have rapporten udarbejdet.

• Rullegardinlisten Kolonner viser et sæt kolonnevalg. I første omgang viser QuickBooks en enkelt total kolonne for en rapport. Hvis du for eksempel producerer en rapport, der opsummerer årlige indkomst- og udgiftsdata, kan du bruge rullemenuen Kolonner til at fortælle QuickBooks, som du vil se månedlige kolonner.

• Sorter efter rullemenuen giver dig mulighed for at vælge, hvordan oplysninger skal bestilles på en rapport.