Sådan arbejder du med QuickBooks Report Window Knapper - dummies

Rapportvinduet i QuickBooks indeholder typisk ti knapper: Tilpas rapport, Kommentar til rapport, Del skabelon, Memorize, Print, E-mail, Excel, Skjul overskrift, Collapse og Opdater.

• Tilpas rapportknapp

  Knappen Tilpas rapport viser dialogboksen Ændre rapport.

• Kommenter rapport knappen

  

  Når du klikker på knappen Kommenter rapport, vises vinduet Kommenter på rapport. Hvis du vil bruge dialogboksen Kommentar til rapport, klikker du på en rapportværdi, du vil annotere med en kommentar. QuickBooks åbner derefter en kommentarboks nederst i vinduet, du indtaster din kommentar, og derefter klikker du på knappen Gem.

  Når du er færdig med at kommentere rapporten, skal du gemme den annoterede rapport. Gør det ved at klikke på en OK-knap, når QuickBooks spørger, om du vil gemme den kommenterede rapport. Senere, når du udskriver rapporten, kan du inkludere dine kommentarer. Du udskriver en gemt kommenteret rapport ved at vælge rapporten fra menuen Rapporter → Commented Reports.

• Del skabelonsknap

  Knappen Del skabelon, som QuickBooks muliggør, når du har tilpasset en rapport på en eller anden måde, kan du dele dine tilpassede rapportindstillinger (ikke dataene) med andre QuickBooks-brugere. Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Del skabelon.

  Brug dialogboksen til at give din rapportskabelon et navn (helst et klogt navn, venligst), beskriv din tilpassede rapport med et par valgord, angiv dit navn og din e-mail-adresse og brug indstillingen knapper forudsat for at angive, om du vil forblive anonym. Når du klikker på Del, uploader QuickBooks din rapportskabelon til et Intuit-websted, hvor andre kan tage fat i skabelonen og genbruge den.

• Memorize-knap

  Memorize-knappen viser dialogboksen Gem rapport. Dialogboksen Memorér rapport lader dig huske, eller permanent gemme et bestemt sæt indstillinger for oprettelse af rapporter. Når du har gemt disse indstillinger, kan du producere den nøjagtige samme rapport ved at vælge den gemte rapport fra undermenuen Rapporter → Gemte rapporter.

  

  Du kan gemme en gemt rapport i memoriseret rapportgruppe. For at gøre dette skal du markere afkrydsningsfeltet Gem i gemt rapportgruppe. Brug derefter rullemenuen Gem i memoriseret rapportgruppe til at vælge den rapportgruppe, hvori den gemte rapport skal gemmes.

• Udskriftsknap

  Udskriftskommando-knappen viser en rulleliste med to muligheder: Rapportér og Gem som PDF.Hvis du klikker på Udskriv, viser QuickBooks (nogle gange efter lidt irritation) dialogboksen Print Reports, hvor du kan vælge, hvordan rapporten skal udskrives, og hvor den skal udskrive.

  Fanen Indstillinger lader dig f.eks. Vælge printeren, vælge en sideorientering (enten portræt eller landskab), angive, om du kun vil udskrive en række af rapportens sider, styre sidebrud og dimensionerne (bredde og højde) af rapporten. Hvis du klikker Gem som PDF, viser QuickBooks dialogboksen Gem dokument som PDF, som lader dig oprette en PDF med rapportdokument.

  

  Fanebladet Marginer i dialogboksen Print Reports lader dig angive de margener, som QuickBooks skal bruge på de udskrevne rapport sider. Du angiver top-, højre-, bund- og venstremargenerne i tommer.

  

  Klik på knappen Preview, der findes i dialogboksen Print Reports, for at få vist Preview-vinduet. Vinduet Preview viser, hvordan dine udskrevne rapport sider ser ud. Vinduet indeholder også knapper, som giver dig mulighed for at bladre til forrige og næste side af rapporten, zoome ind og ud på rapporten og udskrive rapporten.

  Når du har brugt fanen Indstillinger og fanen Marginer for at angive, hvordan QuickBooks skal udskrive en rapport, skal du klikke på Udskriv. QuickBooks sender rapporten til din printer.

• E-mail-knappen

  Med kommandoknappen E-mail kan du enten sende en Excel-projektmappeversion af en rapport eller en PDF-version af en rapport til en anden som en vedhæftet fil.

• Excel-knap

  Hvis du klikker på Excel-knappen, viser QuickBooks en undermenu, hvorfra du kan vælge Opret nyt regneark eller Opdater eksisterende regneark. Vælg Opret nyt regneark for at vise dialogboksen Send rapport til Excel.

  Dialogboksen Send rapport til Excel lader dig tage oplysningerne i en rapport og kopiere den til en fil, som et regnearksprogram, som f.eks. Microsoft Excel, nemt kan åbne. Du kan sende kopien til et nyt Excel-regneark, til et eksisterende Excel-regneark eller til en. csv (kommaseparerede værdier) -fil, som kan åbnes af næsten ethvert regneark eller databaseprogram.

  For at kopiere rapporten til en ny arbejdsbog, skal du vælge rullegardinlisten Opret nyt regneark og derefter alternativet I ny arbejdsbog-radio.

  For at kopiere rapporten til et nyt regneark i en eksisterende arbejdsbog, skal du vælge rullegardinlisten Opret nyt regneark og derefter knappen I eksisterende arbejdsbog, og indtaste stien og navnet på arbejdsmappen i tekstboksen, der QuickBooks åbnes, når du har klikket på radioknappen. (Hvis du ikke kender stien og navnet på projektmappen, skal du klikke på knappen Gennemse og derefter bruge dialogboksen, som QuickBooks viser, for at finde projektmappen.)

  Hvis du vil kopiere rapporten til et eksisterende Excel-regneark, vælg knappen Opdater et eksisterende regneark. QuickBooks får Excel til at opdatere den tidligere eksporterede projektmappe.

  

  Hvis du vil erstatte et eksisterende Excel-regneark med den nye rapport, du sender til Excel, skal du klikke på knappen Udskift et eksisterende regneark. Så når QuickBooks åbner en tekstboks og tilføjer Gennemse-knappen, skal du enten indtaste stien og navnet på projektmappen i tekstboksen eller klikke på knappen Gennemse, navigere til projektmappen og markere den.

• Skjul hovedtekst

  Skjul hovedtekst og knappen Collapse ændrer den måde, som rapporten vises i rapportvinduet og, hvis det udskrives, på siden.

  Du klikker på Skjul hovedtekst for at fjerne headeroplysningerne, f.eks. Firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på knappen Skjul overskrift igen for at erstatte overskriften.

• Collapse-knap

  Knappen Collapse kollapser detaljer i en rapport. QuickBooks viser ikke underkonti på en sammenbrudt rapport - kun konti.

  For at forkæppe en rapport, som du tidligere kollapsede, skal du klikke på knappen Expand. QuickBooks erstatter knappen Collapse med knappen Expand, når rapportvinduet viser en sammenbrudt rapport.

  Brug ikke nogen tid på at forsøge at finde ud af, hvad knappen Skjul hoved og Collapse / Expand gør. Hvis du har et spørgsmål, skal du blot vise en rapport i rapportvinduet og klikke på kommandoknappen, som du har et spørgsmål om. Ændringerne i rapportvinduet viser dig, hvad kommandoknappen gør.

• Opdateringsknap

  Knappen Opdatering fortæller QuickBooks at opdatere en rapport information til ændringer i QuickBooks datafil. Det lyder først i starten, men du kan faktisk lade rapportvinduerne stå åbne. Det betyder, at et rapportvindue måske viser en resultatopgørelse, for eksempel fra en uge siden. Hvis du har indtastet flere transaktioner i den seneste uge, er rapportdataene ikke længere korrekte.

  Når du klikker på knappen Opdater, ved QuickBooks at den skal opdatere rapporten med de seneste ændringer.

  QuickBooks beder dig typisk om at opdatere en rapport til ændringer i QuickBooks-datafilen. Hvis du ikke følger QuickBooks forslag til opdatering, kan du senere klikke på Opdater for at opdatere.