Holde dine QuickBooks 2014 Data Confidential - dummies

Regnskabsdata er ofte fortrolige oplysninger. Dine QuickBooks data viser, hvor mange penge du har i banken, hvad du skylder kreditorer, og hvor meget (eller hvor lille!), Som din virksomhed producerer. Fordi disse oplysninger er private, er din første bekymring med at administrere et QuickBooks regnskabssystem at holde dine data fortrolige.

Du har to komplementære metoder til at holde dine QuickBooks-data fortrolige. Den første metode til opretholdelse af fortrolighed afhænger af sikkerhedsfunktionerne indbygget i Microsoft Windows. Den anden metode er baseret på QuickBooks sikkerhedsfunktioner.

Brug af Windows-sikkerhed

Du kan bruge den sikkerhed, der leveres af Microsoft Windows 7 eller 8, Windows Vista eller Windows XP, til at begrænse adgangen til en fil - enten en programfil eller en datafil - til specifikke brugere. Dette betyder, at du kan bruge Windows-sikkerhedsniveau til at sige, hvem der kan og ikke kan bruge QuickBooks-programmet eller få adgang til QuickBooks-datafilen.

Hvis du allerede bruger Windows-sikkerhed, ved du (eller nogen på dit kontor), hvordan du bruger værktøjet til at forhindre uautoriseret adgang til (eller brug af) programfiler og datafiler. Hvis du vil bruge Windows-sikkerhed til QuickBooks, kan du blot anvende din eksisterende generelle viden til QuickBooks-programfilen eller QuickBooks-datafilen.

Hvis du ikke allerede bruger Windows-sikkerhed, behøver du ikke at gå i besvær med at lære Windows's komplicerede sikkerhedssystem. Du kan bruge den enklere QuickBooks-sikkerhed.

Brug af QuickBooks-sikkerhed

Du kan beskytte fortroligheden af ​​dine QuickBooks-data ved at tildele en adgangskode til en QuickBooks virksomhedsdatafil. Du kan gøre dette under QuickBooks installationsproces.

Du kan også oprette en adgangskode ved at vælge firmaet → Opsætning af brugere og adgangskoder → Skift adgangskode. Når du vælger denne kommando, viser QuickBooks dialogboksen Skift QuickBooks Password.

For at oprette en adgangskode skal du blot indtaste det samme kodeord i både tekstboksen Ny adgangskode og tekstfeltet Bekræft nyt kodeord. Bemærk, at din adgangskode er knyttet til brugernavnet Admin (som står for administrator).

Hvis du endnu ikke har oprettet en adgangskode, har du ikke en gammel adgangskode, så du kan ikke se et tekstkasse i det gamle kodeord. Hvis du arbejder med et administratoradgangskode, skal du også stille et udfordringsspørgsmål og svare. (Dette vil lade dig gendanne din adgang til din QuickBooks-fil, hvis du glemmer administratoradgangskoden.)

Selvfølgelig vil du indstille dit kodeord, så ingen (ikke engang en computer) muligvis kan gætte det. Det betyder, at dit kodeord ikke skal være et ord i en ordbog. Dit kodeord bør også ikke være et nummer. Og dit kodeord bør ikke være et ord, en sætning eller et navn, som en eller anden medarbejder nemt kan finde ud af.

De bedste adgangskoder (fra et sikkerhedssynspunkt) er usammenlignende kombinationer af bogstaver og tal, som f34t5s eller s3df43x2.

Når du har angivet dit kodeord, skal du ændre det med jævne mellemrum. For at ændre dit kodeord vælger du også firmaet → Opsæt brugere og adgangskoder → Skift adgangskode. QuickBooks viser igen dialogboksen Skift QuickBooks Password.

Denne gang skal du indtaste din gamle adgangskode i tekstboksen Skift adgangskode. Derefter skal du indtaste din nye adgangskode i både tekstboksen Ny adgangskode og tekstfeltet Bekræft nyt kodeord.

QuickBooks kræver et brugernavn og en adgangskode, før den åbner virksomhedens datafil. Hvis du f.eks. Tildeler en adgangskode til din virksomheds datafil, når QuickBooks starter, viser den QuickBooks login dialogboksen, hvor du indtaster dit brugernavn og adgangskode, og klik derefter på OK. QuickBooks åbner datafilen. Hvis du ikke kan levere adgangskoden, åbner QuickBooks ikke datafilen.