Video: Hvad er en god hækklipper? 2024
Når du introducerer flere regnskabssystembrugere i din QuickBooks 2012, øger du behovet for regnskabskontrol. Ved at have adgang til regnskabssystemet kan brugere enten ved et uheld indføre fejl i regnskabssystemet, eller desværre kan nogle brugere med vilje bedrage en virksomhed.
Af disse grunde kan nogle af QuickBooks regnskabskontrolteknikker minimere utilsigtede fejl og minimere muligheden for tyveri:
-
Sammenlign regelmæssigt antal fysiske lagerbeholdninger med lagerregnskaber. Lager, desværre krymper. Mennesker - nogle gange ansatte, men ofte pseudokunder som butikshjulere - vil stjæle opgørelse.
Derfor er en af de ting, du skal gøre både for at minimere dine tab på lageret og for at opretholde nøjagtige regnskaber, regelmæssigt at sammenligne fysiske tæller af din beholdning med, hvad dine regnskabsposter viser.
En lille dagligvarebutik kan f.eks. Hver dag sammenligne tobaksopgørelsen, ugentlig og øl- og vinopgørelse og alle andre købmandsopgørelser på månedlig eller årlig basis. Denne tilgang til ofte at tælle de mest værdifulde og nemmeste at stjæle elementer udfører to ting:
-
Lagerkrympning identificeres hurtigt.
-
Virksomhedsejeren kan minimere lagerkrympning ved at identificere typen af inventar, der oftest bliver stjålet eller endda, når opgørelsen oftest bliver stjålet.
-
-
Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere skal gøre, er at forene deres egne bankkonti. Ofte opstår medarbejderstyveri af regnskabspersonale, da medarbejderne regner med, hvordan man skriver checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke ser. En sikker måde at finde en fiktiv og svigagtig transaktion på er at få ejeren afstemme kontoudskriftet.
Hvis ejeren afstemmer kontoudskriftet, kan hun sammenligne bankens regnskab for kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskabsoplysninger. Eventuelle åbenlyse uoverensstemmelser kan rettes - hvilket betyder, at QuickBooks regnskabsposter er mere præcise. Derudover har enhver flaky, mistænkelig transaktion tendens til at blive indlysende, når virksomhedsejeren ser nøje på checks.
-
Segregate regning fra fysisk varetægt, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det svært at altid adskille regnskaberne for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet.Det er for eksempel svært at adskille lagerbeholdningen fra fysisk forvaring eller adgang til opgørelsen.
En butikskonsulent kan for eksempel nemt kunne stjæle cigaretter og også tilpasse lageroptegnelser gennem kasseravlere for cigaretter. Ikke desto mindre, hvor som helst du kan adskille fysisk forældremyndighed fra regnskab, sker en indbygget fejlkontrol.
Du kan bede din CPA om hjælp til at udarbejde måder at adskille fysisk varetægt med aktiver fra bogføring og bogføring. Og det skal du virkelig gøre. Desværre er medarbejderstyveri meget almindeligt.
-
Træn medarbejdere i brug af QuickBooks. Du bør træne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en forretning af enhver størrelse af to grundlæggende grunde:
-
Nogen, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl. Så, hvis du kan, giver det god mening at give nogle medarbejdere hjælp eller træning eller begge dele. Disse ressourcer giver folk mere komfortabelt og mere præcist brug af QuickBooks-funktioner til at opbygge finansiel information, der giver dig bedre mulighed for at styre din virksomhed.
-
Beskidte regnskabsmaterialer camouflage medarbejder tyveri. Ofte er en af de ting, du ser, når medarbejderstyveri sker, virkelig forryllet regnskabsposter. Så træning betyder ikke kun mere nøjagtige regnskaber, men også at du er mindre tilbøjelige til at få et miljø, der fremmer tyveri eller forstyrrelse.
-
-
Luk din QuickBooks-fil. Hvis du tager en Principper for regnskabskursus, vil du lære at lukke betyder et sæt bogføringsprocedurer, som nogen går igennem til indtægter og omkostningskonti.
I QuickBooks betyder lukning noget andet. Men du vil stadig lukke QuickBooks-filen for at bevare integriteten af dine data. Sådan gør du: Vælg kommandoen Rediger → Indstillinger, vælg Regnskab og derefter fanen Firmaindstillinger, og klik derefter på knappen Indstilling af dato for dato / adgangskode til slutdato. Når QuickBooks beder dig om, angiv en "lukkedato" og adgangskode.
Når du har angivet disse oplysninger, forbyder QuickBooks enten brugere eller begrænser brugere fra at ændre eller indtaste transaktioner dateret før slutningsdatoen. (Kun personer med adgangskoden kan foretage ændringer eller indtaste transaktioner med datoer tidligere end slutningsdatoen.)
