QuickBooks: 10 Finansielle tips til virksomhedsejere - dummier

Virksomhedsejere bør spille en aktiv rolle i den økonomiske side af virksomheden for at forhindre enhver form for forsøg på fordybelse eller forfalskning. Gennemgå dine QuickBooks årsregnskaber, hold øje med, hvor pengene går, og ved, hvem der håndterer økonomien. Hold din virksomhed sikker og i god stand ved at følge disse ti økonomiske tips.

Skriv alle dine egne checks

Dette er ikke et slam mod bookkeepers. I en lille virksomhed har folk (især fuldadministrative bookkeepers) mulighed for at bambusle dig nemt. Ved at underskrive alle kontrollerne selv, holder du fingrene på pulsen af ​​din cash outflow. Ja, denne øvelse kan være en besværet - du må vade gennem papirarbejde hver gang du underskriver en stak kontrol - men husk alternativet.

Hvis du er i partnerskab, skal du i det mindste have et par af partnerne medtegnede kontrollen - eller i det mindste de store checks.

Underskrive ikke en forkert måde

Hvis du underskriver mange checks, kan du blive fristet til at bruge en hurtig og rasende (uundgåeligt ulæselig) underskrift. Selvom dit navn er ulovligt skrabet, giver stor mening, når du skriver autentiske baseballs, skal du ikke gøre det, når du underskriver checks. En klar signatur, især en med en følelse af personlig stil, er særpræg. En bølgelinje med et kryds og et par prikker er let at smede.

Gennemgå annullerede checks, før din bogholder gør

Sørg for, at du gennemgår dine annullerede checks (checkbilledet, der vises på din kontoudskrift), før nogen andre ser den månedlige kontoudskrift.

Denne information drejer sig bestemt ikke om browbeating bookkeepers. Alligevel kan en virksomhedsejer afgøre, om en person kun smider signaturer ved kontrol, ved at være den første til at åbne kontoudskriftet og ved at gennemgå hver af underskrifterne på de annullerede checks.

Hvis du ikke undersøger kontrollen, kan de skrupelløse medarbejdere - især bogholderne, der kan opdatere bankkontoopgørelserne - forfalske din underskrift med straffrihed. Og de vil ikke blive fanget, hvis de aldrig overtrækker kontoen.

Dobbeltkontrol bankafstemningen

Et hurtigt beslægtet punkt: Hvis du ikke er den person, der foretager bankafstemningen, skal du sørge for at gennemse afstemningsarbejdet udført af den, der gør arbejdet. (Sandsynligvis din bogholder?) Denne anmeldelse betyder ikke kun et andet sæt øjne se arbejdet og fange fejl. Denne anmeldelse giver endnu en chance for at sikre, at der ikke sker sjovt forretning. Og, åh, et andet akavet punkt: Er du ikke tilbøjelig til at følge de to foregående eller tre procedurer?Så kan du - ikke banken - spise noget tab fra ting som forfalskning.

Vælg en bogholder, der kender computere

Bare rolig, du behøver ikke anmode om FBI-baggrundskontrol, når du ansætter en bogholder. Faktisk, hvis du bruger QuickBooks, behøver du ikke at ansætte folk, der er bekendt med små virksomheder regnskabssystemer. Men find folk, der ved, hvordan man holder en tjekbog og arbejder med en computer. De bør ikke have et problem med at forstå QuickBooks.

Selvfølgelig vil du ikke have nogen, der lige faldt fra gaflen. Men selvom du ansætter nogen, der redede ind i byen på en, har du ikke svært ved at få den person hurtigere med QuickBooks.

Hvis du kan finde en bogholder, der kender dobbeltbogføring og lønningsliste

Her er et par tips om den ideelle kandidats tekniske færdigheder. En bogholder, der kender til bogføring med dobbelt bogstaver, er superhjælpsom - selvom at være retfærdig er sådan viden nok ikke nødvendig.

Også, hvis du kan finde nogen, der ved, hvordan man laver lønningsliste - og ikke bare de føderale lønsumskatter, men også statens lønningsliste skat abe virksomhed. (Hvis du ikke kan finde denne type person, ved du, at du nemt kan outsource løn til en stor lønningstjeneste.)

Gennemgå regelmæssigt dine årsregnskaber

Regelmæssigt producerer og se over resultatopgørelsen, som QuickBooks ubesværet genererer. Få sædvanlige at se over din balance med sine lister over aktiver og passiver. Udforsk og find en anden rapport eller to, der giver dig nyttig indsigt i rytmen og rimmerne i din virksomhed. (Eventuelle fejl du foretager vil sandsynligvis dukke op som fedtfuldt tal på din balance, forresten.)

Sandsynligvis kan du holde et godt fast håndtag på operationen ved at se på to eller tre letforståelige rapporter. Og ved jævnligt at kigge på disse årsregnskaber - sig en eller to gange om ugen - gør du dit regnskabssystem til et værktøj, der er nyttigt både til at spotte fristende muligheder og for at undgå farlige fælder.

Her kan du køre dine forretninger ved at kigge på tre QuickBooks-rapporter:

En resultatopgørelse

• , der sammenligner indeværende års og tidligere års årlige tal (så du kan se, hvordan du ' Summen af ​​kundefordringer

• (aldring (så du kan se, hvilke kunder og kunder der er forfaldne) Balancen

• (så du kan overvåge din kontante og arbejdskapital og se eventuelle sjove ting) Vælg et passende regnskabssystem

Når du bruger QuickBooks, bruger du enten kontantbaseret regnskabs- eller periodiseringsregnskab. Kontantbaseret regnskabspraksis er fint, når en virksomheds pengestrømme afspejler sit salg, og dets cash outflow afspejler sine udgifter. Denne situation er imidlertid ikke tilfældet i mange virksomheder. En kontraktbygger af enfamiliehuse kan for eksempel have penge ind (ved lån fra banker), men må ikke tjene penge. Alternativt kan en ejendomsindehaver, der udlåner penge med 22 procent rente, gøre scades af penge, selvom kontanter hidrører fra virksomheden dagligt.

Når du køber og sælger opgørelse, fungerer periodiseringsbaseret regnskabsvirkning bedre end kontantbaseret regnskabsføring. Imidlertid modvirker kontantbaseret regnskabspraksis typisk indkomstskatter.

Hvis QuickBooks ikke virker til din virksomhed

QuickBooks er et rigtigt lille forretningsregnskabsprogram. Men hvis QuickBooks ikke ser ud til at passe til dine behov - hvis du for eksempel har brug for et program, der fungerer bedre for en producent eller som indeholder nogle specielle branchespecifikke funktioner - kan du måske have en mere kompliceret (men også mere kraftfuld) små virksomheder regnskabspakker.

Før du hopper fra QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, skal du tjekke Enterprise Solutions-versionen af ​​QuickBooks, som koster mere, men også fungerer for større virksomheder. Enterprise versionen af ​​QuickBooks ser ud og virker næsten identisk med de "almindelige" versioner. Hvis du kender QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, har du derfor allerede kendskab til QuickBooks Enterprise.

Hvis Enterprise-versionen af ​​QuickBooks ikke virker, kan du måske tale med din revisor om branchespecifikke pakker. (Hvis du f.eks. Er en kommerciel printer, kan nogle leverandører have udviklet en særlig regnskabspakke kun til kommercielle printere.)

Hold tingene simple

Når du styrer små virksomheder, skal du holde tingene så enkle som muligt. Faktisk behold dine forretningsmæssige forhold simpelt nok, så du nemt kan fortælle om du tjener penge og om virksomheden er sund.

Dette råd om enkelhed kan lyde mærkeligt, men nogle gange kan meget lyse mennesker opbygge monstroust komplekse finansielle strukturer for deres virksomheder, herunder komplicerede leasingordninger, labyrintiske partnerskaber og virksomhedsstrukturer og sofistikerede fortjeneste- og omkostningsdelingsaftaler med andre virksomheder. Disse superfinansierede finansielle arrangementer giver ikke overskud, når du overvejer alle omkostninger. Desuden bliver sådanne komplekse arrangementer næsten altid til ledelse og registrering af hovedpine.