QuickBooks 2012 Enterprise Solutions i et Multi User Environment-dummies

QuickBooks 2012 giver dig mulighed for at oprette flere adgangskoder til QuickBooks 2012 datafilen. Hvad der virkelig er pænt om dette er, at du kan fortælle QuickBooks 2012 for at begrænse bestemte brugere og adgangskoder til kun at gøre visse ting.

Virksomhedsejeren kan for eksempel have et kodeord, der gør det muligt for hende at gøre noget. Men en ny regnskabskonsulent kan f.eks. Have et kodeord, der kun giver ham mulighed for at optage regninger i systemet.

Hvis mere end én person bruger QuickBooks 2012, vil du oprette yderligere adgangskoder. For at gøre dette i QuickBooks 2012 Enterprise Solutions skal du følge disse trin:

1. Vælg firmaet → Brugere → Indstil brugere og roller.

   QuickBooks 2012 viser dialogboksen Brugerliste, som vist i illustrationen herunder. Dialogboksen Bruger og roller identificerer eventuelle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet oprettet, og rollerne QuickBooks kan udfylde, når du bruger QuickBooks. Brugerlisten, som vises på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der er logget på systemet.

   

2. Fortæl QuickBooks 2012, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Ny.

   Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruger, som vist.

   

3. Identificer brugeren og angiv et kodeord.

   Du skal give hver bruger for hvem du opretter et kodeord et brugernavn. Du gør dette ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i feltet Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Tekstboksen og tekstfeltet Bekræft adgangskode.

4. Identificer brugerens rolle (r).

   Brug listen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller opgaver) brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. Følgende figur viser bruger Susan med Revisor opført som en tildelt rolle. Hvis du vil fjerne en rolle fra en bruger, skal du vælge rollen i listen over tildelte roller og derefter klikke på Fjern.

   

5. (Valgfrit) Rediger roller efter behov.

   Du kan finjustere de roller, som du med QuickBooks 'hjælp tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Roller i dialogboksen Bruger og roller og derefter klikke på den rolle, du vil ændre, og knappen Rediger.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (se illustration nedenfor), skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter og derefter bruge knapperne for adgangsniveau for område til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre.

   

   Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge Ingen, Fuld eller Delvis adgang via den relevante radioknap.Hvis brugeren skal have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet. Opret, modificer, Slet, Udskriv og Vis saldo. Klik på OK for at gemme ændringer i rollerne og vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

   Som regel gælder, når det kommer til regnskabskontrol, at du giver den mindste adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks-datafilen til den daglige opgaver, skal du vælge knappen None.

   Jo større evne du giver til nudler rundt i dit regnskabssystem, desto større er risikoen for, at nogen kan introducere fejl i systemet, og jo lettere du gør det til, at nogen stjæler fra dig.

6. (Valgfrit) Gennemgå dine brugerrettigheder.

   Når du har oprettet en bruger, skal du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Bruger og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser, skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Display. Følgende illustration viser vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan gøre.