QuickBooks 2012 Pro og Premier i et Multi User Environment-dummies

QuickBooks Pro og Premier 2012 giver dig mulighed for at oprette flere adgangskoder til QuickBooks datafilen. Hvad der virkelig er pænt om dette er, at du kan fortælle QuickBooks at begrænse bestemte brugere og adgangskoder til kun at gøre visse ting.

Virksomhedsejeren kan for eksempel have et kodeord, der gør det muligt for hende at gøre noget. Men en ny regnskabskonsulent kan f.eks. Have et kodeord, der kun giver ham mulighed for at optage regninger i systemet.

Følg disse trin for at oprette yderligere brugere og adgangskoder i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2012-udgaver:

1. Vælg firmaet → Opsætning af brugere og adgangskoder → Opsætning af brugere.

   QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste, som identificerer alle brugere, for hvem der er oprettet QuickBooks-adgang, og som i øjeblikket er logget på systemet.

2. Fortæl QuickBooks, som du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

   QuickBooks viser den første dialogboks til opstilling af brugeradgangskode og adgang.

3. Identificer brugeren og angiv et kodeord.

   Giv hver bruger for hvem du opretter et kodeord et brugernavn ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i feltet Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Tekstboksen og tekstfeltet Bekræft adgangskode.

4. Klik på Næste for at fortsætte, og angiv derefter om du vil begrænse adgangen til den nye bruger.

   Når QuickBooks viser den anden dialogboks Indstil brugeradgangskode og adgang, skal du angive, om du vil begrænse adgangen og rettighederne til brugeren. Hvis du vil begrænse adgangen og rettighederne ( rettigheder er simpelthen de ting, som brugeren kan gøre), skal du vælge de valgte områder i QuickBooks-knappen.

   Hvis du vil have brugeren mulighed for at gøre noget, skal du vælge Alle områder på QuickBooks-knappen. Hvis du angiver, at den nye bruger skal have adgang til alle områder af QuickBooks, er du færdig med at oprette brugeradgangskoden. Du kan springe over de resterende trin.

5. Klik på Næste for at fortsætte, og beskriv derefter adgangen til salgs- og kundeoplysninger og opgaver.

   Når du har udført trin 4, viser QuickBooks den tredje dialogboks til opsætning af brugeradgang og adgang. Dette er den første af ti dialogbokse, der går igennem et interview, og spørger detaljerede spørgsmål om, hvilken adgang hver bruger skal have til et bestemt område.

6. Klik på Næste, og beskriv derefter købsrettighederne og gældsrettighederne.

   Når du har gennemført Trin 5 ved at klikke på Næste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Dialogboksen Set Up User Password og Access, som giver dig mulighed for at angive, hvilken adgang denne nye bruger har i indkøbs- og betalingsområdet.Du kan vælge alternativknappen Ingen adgang, Fuld adgang eller Selektiv adgang og en af ​​selektive knapper.

7. Klik på Næste, og beskriv derefter de resterende brugerrettigheder og adgang.

   Når du klikker på knappen Næste, der vises nederst i hver version af dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks flere andre versioner af dialogboksen, som QuickBooks bruger til at spørge dig om brugernes rettigheder og adgang.

   Du begrænser rettighederne i hvert af disse andre områder på samme måde som du gør for salgs- og kundefordringer og købs- og betalingsgældsområder. Bare vær tankevækkende, når du går igennem og begrænser brugerens evne. Du vil have, at brugerne har de nødvendige rettigheder til at udføre deres arbejde, men du vil ikke give dem flere rettigheder, end de har brug for.

8. Angiv om brugeren kan ændre eller slette transaktioner.

   Når du har gennemgået ca. halvtreds versioner af dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang, der spørger om specifikke regnskabsområder, viser QuickBooks ændrings- eller slette transaktioner-versionen af ​​dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang boks. Generelt vil du begrænse en brugers evner til at ændre eller slette transaktioner.

9. Klik på Næste og derefter gennemgå dine rettigheder beslutninger.

   Når du har klikket på Næste, viser QuickBooks den endelige version af dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang. Det identificerer de brugerrettigheder, du har tildelt eller tilladt. Du kan bruge denne dialogboks til at gennemgå rettighederne, som nogen har. Hvis du opdager, at du har forkert tildelte rettigheder, skal du klikke på knappen Tilbage for at flytte tilbage gennem dialogboksene, hvor du lavede en fejl.

10. Når du er færdig med gennemgangen af ​​brugerrettigheder og adgang, skal du klikke på Udfør.

    Fra dette punkt fremover vil den nye bruger kunne bruge QuickBooks; Men hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.