Video: How to customize a report in QuickBooks | lynda.com tutorial 2024
Vinduet QuickBooks 2012 Report indeholder typisk otte forskellige knapper: Rediger rapport, memorize, Print, Email, Export, Hide Header, Collapse og Refresh. Du kan finde ud af, hvad disse kommandoknapper gør ved at eksperimentere.
Knappen Rediger rapport viser dialogboksen Rediger rapport. Du bruger denne kommandoknap til at tilpasse en rapport.
Memorize-knappen viser dialogboksen Memorér rapport. Dialogboksen Memorér rapport lader dig huske, eller permanent gemme et bestemt sæt indstillinger for oprettelse af rapporter. Når du har gemt disse indstillinger, kan du senere producere den nøjagtige samme rapport ved at vælge den gemte rapport fra undermenuen Rapporter → Gemte rapporter.
Du kan gemme en memoriseret rapport i den rapporterede rapportgruppe og også i en memoriseret rapportgruppe. For at gøre dette skal du markere afkrydsningsfeltet Gem i gemt rapportgruppe. Brug derefter rullemenuen Gem i memoriseret rapportgruppe til at vælge den rapportgruppe, hvori den gemte rapport skal gemmes.
Med knappen Print kan du udskrive rapporten. Når du klikker på Udskriv, viser QuickBooks (undertiden efter lidt irritation) dialogboksen Print Reports. Dialogboksen Udskriv rapporter giver dig mulighed for at vælge, hvordan rapporten skal udskrives, og hvor den skal udskrive.
Fanen Indstillinger lader dig f.eks. Vælge printeren, vælge en sideorientering (enten portræt eller landskab), angive, at du kun vil udskrive en række af rapportens sider og kontrollere sidebrud.
Fanebladet Marginer i menuen Print Reports giver dig mulighed for at angive de margener, som QuickBooks skal bruge på de udskrevne rapport sider. Du angiver top-, højre-, bund- og venstremargenerne i tommer.
Klik på knappen Preview, der findes i dialogboksen Print Reports, for at få vist Preview-vinduet. Vinduet Preview viser, hvordan dine udskrevne rapport sider ser ud. Preview-vinduet indeholder også knapper til side til forrige og næste side af rapporten, for at zoome ind og ud på rapporten og at udskrive rapporten til papir.
Når du har brugt fanen Indstillinger og fanen Marginer for at angive, hvordan QuickBooks skal udskrive en rapport, skal du klikke på Udskriv. QuickBooks sender rapporten til din printer.
Kommandoknappen Email giver dig mulighed for at sende en kopi af rapporten som en vedhæftet fil. Når du klikker på Email, starter QuickBooks dit e-mail-program til dig.
Hvis du klikker på knappen Excel , viser QuickBooks dialogboksen Send rapport til Excel.Dialogboksen Send rapport til Excel lader dig tage oplysningerne i en rapport og kopiere den til en fil, som et regnearksprogram, som f.eks. Microsoft Excel, nemt kan åbne.
Du kan sende kopien til et nyt Excel-regneark, til et eksisterende Excel-regneark eller til en. csv (kommaseparerede værdier) -fil, som kan åbnes med næsten alt regneark eller databaseprogram.
For at kopiere rapporten til en ny arbejdsbog, skal du vælge indstillingen Opret nyt Excel-regneark og derefter indstillingen I ny arbejdsbog. Hvis du vil kopiere rapporten til et nyt regneark i en eksisterende projektmappe, skal du vælge indstillingen Opret nyt Excel-regneark, indstillingen I eksisterende arbejdsbog og derefter indtaste stien og navnet på arbejdsmappen i tekstboksen.
(Hvis du ikke kender stien og navnet på projektmappen, skal du klikke på knappen Gennemse og derefter bruge dialogboksen, som QuickBooks viser, til at finde arbejdsbogen.)
Hvis du vil kopiere rapporten til en eksisterende Excel-regneark, skal du vælge Opdater et eksisterende Excel-regneark. QuickBooks får derefter Excel til at opdatere den tidligere eksporterede projektmappe.
Endelig, hvis du vil kopiere rapportoplysningerne til en kommasepareret værdifil (et filformat, som kan åbnes ved et regneark eller databaseprogram), skal du vælge kommasepareret (csv) fil-indstillingen.
Hvis du klikker på knappen Avanceret i dialogboksen Eksporter rapport, viser QuickBooks dialogboksen Avancerede eksporteringsindstillinger.
Denne dialogboks giver dig mulighed for at kontrollere, hvilken formatering QuickBooks kopierer til Excel (gør dette med afkrydsningsfelterne Formateringsindstillinger), for at aktivere eller deaktivere visse Excel-formateringsfunktioner (gør dette med afkrydsningsfelterne Excel-funktioner) og til indstil nogle foreløbige arbejdsbogsudskrivningsoplysninger i Excel (gør dette med knapperne Udskriftsindstillinger).
Disse ting handler alle om, hvordan Excel fungerer. Hvis du er komfortabel med at arbejde med Excel, skal du gå videre og foretage de ønskede ændringer. Hvis du ikke er komfortabel med at arbejde med Excel, skal du gå videre og acceptere QuickBooks standardforslag. Du kan ændre alle disse ting senere, ganske let, i Excel.
Skjul hovedtekst , og knappen Collapse ændrer måden, som rapporten vises i Rapportvinduet og, hvis det udskrives, på siden.
Du klikker på Skjul hovedtekst for at fjerne headeroplysningerne, f.eks. Firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på knappen Skjul overskrift igen for at erstatte overskriften.
Collapse-knappen kollapser detaljer i en rapport. QuickBooks viser ikke underkonti på en sammenbrudt rapport - kun konti.
For at forkæppe en rapport, som du tidligere kollapsede, skal du klikke på knappen Expand. QuickBooks erstatter knappen Collapse med knappen Expand, når rapportvinduet viser en sammenbrudt rapport.
Opdateringsknappen fortæller QuickBooks at opdatere rapportens oplysninger om ændringer i QuickBooks-datafilen. Det lyder først i starten, men du kan faktisk lade rapportvinduerne stå åbne. Det betyder, at et rapportvindue måske viser en resultatopgørelse, for eksempel fra en uge siden.
Hvis du har indtastet flere transaktioner i den sidste uge, er rapportdataene ikke længere korrekte. Ved at klikke på knappen Opdater, ved QuickBooks, at det skal opdatere rapporten for de seneste ændringer.
