QuickBooks 2013 Pro og Premier i et Multi User Environment-dummies

QuickBooks Pro og Premier 2013 giver dig mulighed for at oprette flere adgangskoder til QuickBooks-datafilen. Hvad der virkelig er pænt om dette er, at du kan fortælle QuickBooks at tillade bestemte brugere og adgangskoder at kun gøre visse ting.

Virksomhedsejeren kan for eksempel have et kodeord, der gør det muligt for hende at gøre noget. Men en ny regnskabskonsulent kan for eksempel have en adgangskode, der tillader ham kun at optage regninger i systemet.

Følg disse trin for at oprette yderligere brugere og adgangskoder i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2013-udgaver:

1. Vælg firmaet → Opsætning af brugere og adgangskoder → Opsætning af brugere.

   QuickBooks viser dialogboksen Brugerlisten. Dialogboksen Bruger og roller identificerer eventuelle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet oprettet, og rollerne QuickBooks kan udfylde, når du bruger QuickBooks. Listen Brugere, på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der er logget på systemet.

2. Fortæl QuickBooks, som du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

   QuickBooks viser den første dialogboks til opsætning af brugeradgangskode og adgang.

3. Identificer brugeren og angiv et kodeord.

   Giv hver bruger, for hvem du opretter et kodeord, et brugernavn. Du gør dette ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i feltet Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, skal du indtaste brugerens adgangskode i både tekstboksen Tekstboksen og Bekræft adgangskode-tekstboksen.

4. Identificer brugerens rolle (r).

   Brug listen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller opgaver) brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. Hvis du vil flytte en rolle fra en bruger, skal du vælge rollen i listefeltet Assigned Roles, og derefter klikke på Fjern.

   Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruger beskriver rollen mere detaljeret, herunder typen af ​​QuickBooks-bruger, som typisk kan tildeles den valgte rolle.

5. (Valgfrit) Rediger roller efter behov.

   Du kan finjustere de roller, som du med QuickBooks 'hjælp tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Roller i dialogboksen Brugere og roller, klikke på den rolle, du vil ændre, og klikke på knappen Rediger. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter og derefter bruge knapperne Adgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre.

   Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge Ingen-radioknappen.Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge Fuldt radioknap. Hvis brugeren skal have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet. Opret, modificer, Slet, Udskriv og Vis saldo. Klik på OK for at gemme eventuelle ændringer og vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

   Du kan se, hvilken adgang enhver rolle oprindeligt har ved at vælge en af ​​posterne i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruger Area Access Level knapper og bokse til at vise de aktuelle indstillinger for rollen.

6. (Valgfrit) Gennemgå dine brugerrettigheder.

   Når du har oprettet en bruger, skal du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Bruger og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser (ikke vist), skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis for at se vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan gøre.

7. (Valgfrit) Gennemgå dine rolleændringer.

   Hvis du foretager ændringer til en rolles tilladelser, vil du sandsynligvis også gennemgå disse ændringer. For at gøre det skal du klikke på fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge rollen og klikke på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af dialogboksen Vis tilladelser, der angiver de roller, du og QuickBooks har oprettet.

   Vælg den rolle, du vil gennemgå, og klik derefter på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser med en detaljeret liste over, hvad en person med rollen kan og ikke kan gøre.

8. Når du er færdig med gennemgangen af ​​bruger- og rolletilladelser, skal du klikke på Luk for at lukke eventuelle åbne vinduer og derefter klikke på knappen Annuller eller Luk for at lukke eventuelle åbne dialogbokse.

   Fra dette punkt fremover kan den nye bruger bruge QuickBooks; Men hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.

Revisorer vil ofte se de rettigheder, som bestemte brugere har. Dette gælder især, hvis du revideres af din CPA som en del af årlige lukninger. (Du kan blive revideret, hvis banken f.eks. Ønsker reviderede årsregnskaber.) QuickBooks Vis Tilladelses vindue er en smuk måde at se disse data online, og hvis du vil udskrive en kopi af tilladelsesoplysningerne, er alt du skal gøre klik på vinduets udskrivningsknap.