QuickBooks: 4 måder at holde regnskaber Tidy - dummies

Pålideligheden og anvendeligheden af ​​dine QuickBooks 2014-data afhænger i høj grad af, hvor ryddig og ryddelig du holder dine regnskaber. For at hjælpe dig eller dine medarbejdere med at gøre et bedre arbejde på dette, overveje at anvende følgende fire teknikker.

Teknik nr. 1: Afstem dine QuickBooks-bankkonti jævnligt

Når du tager dig tid til at forene en bankkonto, forbedrer du ikke kun nøjagtigheden af ​​dine bankkontoopgørelser (inklusive dine kontosaldoer). men du kontrollerer også indirekte en masse andre transaktioner, herunder alle indtægter, der strømmer ind i en bestemt bankkonto. Og du tjekker udgifterne udbetalt af en bestemt konto.

Så bundlinjen: Afstem dine bankkonti jævnligt.

Teknik nr. 2: Opdatering af lånekonti saldi

Hvis du har lånt penge fra banken, bør du dobbeltsjekke kontosaldoen. Og du skal opdatere kontosaldoen, hvis den ikke passer til långiverens regnskabsår.

Lånekontosaldoserne går typisk "fejlagtige" over tid, fordi fordelingen af ​​betalinger i deres hoved- og interessekomponenter er lidt væk. Denne fejl begynder at tilføjes over tid.

Du kan ofte rette op på lånekontosaldoer ved at tilføje en journalpost, der "løser" den forkerte kontosaldo og derefter kaster den nødvendige debit- eller kreditforligning til lånekostnadskategorien.

Teknik nr. 3: Check for forældreløse betalinger

Folk finder det overraskende let at indtaste kundebetalinger, men brug aldrig betalingerne til en faktura. Når denne forsømmelsesfejl opstår, udelader virksomheden indtægter fra resultatopgørelsen og underskriver indtægterne og fortjenesten. Så det er en dårlig fejl.

Du kan finde nogen af ​​disse forældreløse betalinger i din QuickBooks-fil ved at oprette en kontante basisbalance. Hvis en kontobasisbalance viser en negativ værdi for kundefordringer, indikerer du, at du har indtastet betalinger til QuickBooks, men aldrig anvendt betaling til en faktura.

For at rette op på denne fejl (eller reparere denne fejl flere gange, hvis du har lavet flere fejl), skal du gennemgå dine kundebetalinger eller udarbejde en rapport over transaktioner for en kunde for at finde de, du ikke har anvendt.

Teknik # 4: Gennemgå din balance

Ved du hvor regnskabsfejl ofte opstår mest påfaldende? På din balance.

Af denne grund bliver vant til regelmæssigt at lave en balance. Kig efter rare numre, for eksempel ubeslaglagte midler, som i alt $ 40.000 (hvilket betyder QuickBooks, at du har 40 penge i kontanter liggende rundt på kontoret) eller en kontantbalance på $ 11.000 (hvilket betyder at du har overtrækt din kontokonto med 11 Grand).

Du kan undersøge sjove balancenumre ved at dobbeltklikke på den ulige værdi i rapportvinduet og derefter kigge gennem transaktionsdataene, der giver op til en selvfølgelig forkert værdi.

Et sidste punkt om denne fejlkontrolteknik: Ofte er fejlen, der producerer en skør balanceværdi, ikke en transaktion, der indtastes forkert, men en transaktion, der er udeladt.