Video: My Friend Irma: The Red Hand / Billy Boy, the Boxer / The Professor's Concerto 2024
Når en regning kommer ind, er det først at registrere det. Du kan optage regninger via vinduet Indtægte regninger eller Regnskabsregistret. Hvis du planlægger at spore regninger på bekostning og genstand, skal du bruge vinduet Indtægte regninger.
Følg disse trin for at optage en regning via dialogboksen Indtægte regninger:
1. Vælg Leverandører -> Indtast regninger.
Eller alternativt vælg Leverandører fra listen Navigatorer, og klik derefter på ikonet Indtast regninger. Du er uden tvivl opmærksom på, at den øverste halvdel af dette vindue ser meget ud som en check - det er fordi mange af de oplysninger, du lægger her ender med, at du skriver for at betale din regning. (Hvis du ser ordet Credit øverst i formularen snarere end Bill, skal du klikke på knappen Bill option i øverste venstre hjørne. Du kan også bruge denne skærm til at indtaste kredit fra leverandører.)
2. Vælg navnet på den sælger, du betaler.
Hvis du vil betale denne faktura til en sælger, der allerede er på leverandørlisten, skal du blot klikke på pil ned i slutningen af leverandørlinjen og vælge sælger. (QuickBooks fylder derefter automatisk vinduet Indtægte regninger med så mange oplysninger, som det kan huske.) Men hvis denne sælger er ny, beder QuickBooks dig om at tilføje eller oprette nogle oplysninger om sælgeren - adressen, kreditgrænsen, betalingsbetingelserne, og så videre. Du angiver disse oplysninger i vinduet Nyleverandør.
Hvis du har en eller flere uopfyldte indkøbsordrer hos den forhandler, du vælger, spørger QuickBooks dig, om du vil modtage mod en købsordre. Klik Ja hvis du gør eller Nej, hvis du ikke gør det. Hvis du vælger at modtage mod en købsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åbn indkøbsordrer. Det viser blot de åbne indkøbsordrer, du har optaget. Når du vælger en eller flere købsordrer, der modtages mod, fylder QuickBooks emnerne og beløbene fra disse ordrer til dig, som du kan ændre efter behov.
For at oprette en indkøbsordre, som kun er en oversigt over varer, du bestiller fra leverandører, skal du vælge Leverandører -> Opret indkøbsordrer. Når QuickBooks viser vinduet Opret indkøbsordrer, beskriv din ordre. Du udskriver og ændrer indkøbsordrer på samme måde som du udskriver fakturaer og kreditnotaer.
3. Vælg de betalingsbetingelser, der beskriver, når regningen skal betales.
I rullemenuen åbner du rullemenuen og vælger betalingsbetingelserne (hvis oplysningerne ikke allerede er der fra, når du opretter sælgeren).
4. (Valgfrit) Indtast et notat for at beskrive regningen.
Du kan indtaste en note i notatboksen. Den note, du indtaster, vises på A / P-registret.
5. Flyt markøren ned til kolonnen Konto på fanen Udgifter og indtast et regningskonto navn.
Chancerne er, at du vil indtaste navnet på en udgiftskonto, der allerede findes på kontokortet. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på pil ned for at se en liste over alle dine konti. Du skal sandsynligvis rulle ned i listen for at komme til omkostningskonti (en hurtig måde at flytte ned på listen er at begynde at skrive kontonavnet - du går lige ned på listen). Klik på den konto, som denne regning repræsenterer (sandsynligvis er det Supplies eller noget lignende).
Hvis du skal oprette en ny udgiftskonto kategori for denne regning, skal du vælge fra toppen af listen. Du ser dialogboksen Ny konto. Udfyld oplysningerne, og klik på OK. Hvad hvis de penge, du betaler på grund af denne regning, kan deles mellem to, tre eller fire regnskabet? Du skal blot klikke under den konto, du lige har indtastet. Pil ned vises. Klik på den for at indtaste en anden udgiftskonto, og en anden og en anden, hvis du vil.
6. Tab over til kolonnen Beløb, hvis det er nødvendigt, og skift tallene.
Hvis du opdeler denne regning blandt flere konti, skal du sørge for, at tallene i kolonnen Beløb er op til summen af regningen.
7. (Valgfrit) Indtast ord med forklaring eller visdom i Memo-kolonnen.
8. (Valgfrit) Tildel udgiften til en kunde: Job.
Hvis du planlægger at blive refunderet for disse udgifter, eller hvis du bare vil spore dine udgifter ved arbejde, skal du indtaste den kunde, der skal refundere dig. Indtast et beløb for hver konto, hvis det er nødvendigt. Du kan bruge nedpilen til at finde kunder og derefter klikke på dem.
9. (Valgfrit) Tildel bekostningen til en klasse.
Du kan også spore udgifter i klassen ved at lave poster i kolonnen Klasse. Bemærk den sædvanlige pil ned og klik på den for at se en liste over klasser. (Du kan ikke se en kolonne Klasse, medmindre du har fortalt QuickBooks, at du vil bruge klasser.)
Hvis du vil have QuickBooks at spore udgifter i klassen, kan du indstille det til at gøre det. Hvis du vil oprette QuickBooks for at spore udgifter, skal du vælge Rediger -> Indstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Indstillinger, skal du klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Firmaindstillinger og derefter markere afkrydsningsfeltet Brug klassekurering.
Hvis du vil, skal du klikke på knappen Beregn igen for at beregne udgifterne.
10. Brug fanen Items til at optage de forskellige elementer, som regningen repræsenterer.
Klik på fanen Indstillinger. Indtast de varer, du har købt, og de priser, du har betalt for dem.
Hvis du er klar over, at regningen faktiskt betaler en købsordre delvist, skal du klikke på knappen Vælg post, som vises på fanebladet Indstillinger i vinduet Indtast bill.
Klik på navnet på sælgeren, der sendte dig regningen, på rullelisten Leverandør. På listen over åbne indkøbsordrer skal du klikke i kolonnen til venstre for at sætte en check ud for købsordren (eller ordrer), som du betaler for. Let nok? Klik på OK, når du er færdig, og QuickBooks udfylder fanen Items automatisk for dig.
11. Flyt til kolonnen Vare og indtast et navn for varen.
Bemærk nedpilen i denne kolonne. Klik på det for at se varelisten. Viser varen du betaler på denne liste? Hvis ja, skal du klikke på det pågældende emne. Hvis ikke, vælg fra toppen af listen og udfyld vinduet Nyt element.
12. Udfyld resten af rækkerne af varer på fanebladet Items.
Du kan indtaste alle de varer, du køber her. Sørg for, at fanen Elementer præcist viser de varer, du køber, deres omkostninger og deres mængder. Hvis du vil, skal du klikke på knappen Beregn for at summere emnerne.
13. Gem regningen.
Klik på Gem & Ny for at gemme din rekord over regningen og derefter indtaste en anden regning. Eller klik på Gem & Luk for at optage din regning, men ikke betale en anden regning.
