Brug histogrammer til sporfrekvens i Excel Dashboards - dummies

Et histogram er en graf, der tegner frekvensfordeling i dine Excel dashboards og rapporter. En frekvensfordeling viser, hvor ofte en begivenhed eller kategori af data opstår. Med et histogram kan du visuelt se den generelle fordeling af en bestemt attribut.

Du kan oprette et formelstyret histogram, som giver mulighed for et niveau af automatisering og interaktivitet, som er praktisk, når du opdaterer dashboards hver måned.

1For du opretter dit histogram, har du brug for et bord, der indeholder dine rådata, og du skal oprette en bin-tabel.

Rådataene skal ideelt set bestå af poster, der repræsenterer unikke tæller for de data, du vil gruppere. For eksempel indeholder den rå datatabel i denne figur unikke salgsrepræsentanter og antallet af enheder, der hver har solgt.

Bin-tabellen dikterer de gruppeparametre, der bruges til at bryde dine rådata i frekvensgrupperne. Bin-tabellen fortæller Excel at klynge alle salgsrepræsentanter, der sælger færre end 5 enheder i den første frekvensgruppe, eventuelle salgsrepræsentanter, der sælger 5 til 14 enheder i den anden frekvensgruppe osv.

Du kan frit indstille dine egne gruppeparametre, når du opbygger din bin-tabel. Det er dog generelt en god idé at holde dine parametre lige så indbyrdes som muligt. Du ønsker typisk at afslutte dine bin-tabeller med det største antal i datasættet. Dette giver dig mulighed for at have rene grupperinger, der slutter i et begrænset antal - ikke i en åben end-betegnelse.

2Læg en ny kolonne i bin-tabellen for at holde frekvensformlerne. Navngiv den nye kolonne Frekvensformler, som vist i denne figur.

Excel's Frequency-funktion tæller hvor ofte værdier forekommer inden for de intervaller, du angiver i en bin-tabel.

3Vælg cellerne i den nyoprettede kolonne, og skriv derefter Frekvensformlen, du ser i foregående figur, og tryk på Ctrl + Shift + Enter på tastaturet.

Frekvensfunktionen har en udfordring, der ofte forveksler førstegangsbrugere. Frekvensfunktionen er en matrixformel - en formel, der returnerer mange værdier ad gangen. For at denne formel skal fungere korrekt, skal du trykke på Ctrl + Shift + Enter på tastaturet, når du har skrevet formlen. Hvis du bare trykker på Enter-tasten, får du ikke de resultater, du har brug for.

På dette tidspunkt skal du have et bord, der viser antallet af salgsrepræsentanter, der falder ind i hver af dine skuffer. Du kunne diagramme denne tabel, men datatiketterne ville komme ud vrøvlet. For at opnå de bedste resultater skal du opbygge et simpelt diagrammaterkort, der skaber passende etiketter for hver bin.Det gør du i næste trin.

4Gør et nyt bord, der feeder diagrammerne lidt mere rent, som det ses i næste figur. Brug en simpel formel, der sammenkæder bakker til passende etiketter. Brug en anden formel til at indhente resultaterne af dine Frekvensberegninger.

I denne figur er formlerne i den første post i diagrammaterkortet synlige. Disse formler er i det væsentlige kopieret ned for at skabe et bord, der er egnet til kortlægning.

5 Brug dit nyoprettede diagrammaterkort til at plotte dataene i et kolonneoversigt.

Denne figur illustrerer det resulterende diagram. Du kan meget godt bruge det oprindelige kolonnediagram som dit histogram.

Hvis du kan lide dine histogrammer at have mellemrum mellem datapunkterne, er du færdig. Hvis du kan lide det kontinuerlige blokerede blik, får du uden huller mellem datapunkterne, følg de næste trin.

6 Højreklik på en af ​​kolonnerne i diagrammet, og vælg Format Data Series.

Dialogboksen Format Data Series vises.

7Adjustér Gap Width-ejendommen til 0% som vist i denne figur.

Mellemrummet mellem kolonner vil blive elimineret.