Adgang 2010 All-In-One til Dummies Cheat Sheet - dummies

Af Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Adgang 2010 gør det nemt at administrere dine data, der kombinerer en visuel grænseflade med kraften i en relationsdatabase. Lær hvordan du organiserer data i tabeller, designformer og rapporter til redigering og præsentation af oplysninger og oprette forespørgsler til valg og kombination af oplysninger. De næste trin er at skrive makroer og VBA-scripts for at gøre din database smart og udgive data til internettet ved hjælp af SharePoint.

Sådan opretter du en relationsdatabase i Adgang 2010

Når du bruger et databaseprogram som Adgang 2010, kan du ikke bare begynde at indtaste data. I stedet skal du oprette et relationsdatabasedesign, der deler dine oplysninger i en eller flere tabeller, der hver består af felter (som er som kolonnerne i et regneark). Tabellerne er forbundet ved hjælp af relationelle sammenføjninger, hvor et felt i et bord matcher (vedrører) et felt i et andet. Her er den generelle ide.

Identificer dine data .

Lav en liste over de mulige felter (informationstyper), herunder tekst, numerisk, dato, sand / falsk og andre typer data.
Eliminer overflødige felter.

Gem ikke de samme oplysninger på mere end et sted. Hvis du kan beregne et felt fra et andet, skal du kun gemme en. (For eksempel gem fødselsdato eller alder, men ikke begge.)
Organiser felterne i tabeller.

Grupper dine felter i henhold til det, de beskriver, så hver gruppe bliver et bord. For eksempel kan en ordreindtastningsdatabase for en butik have et bord til kunder, en for produkter og en for ordrer.
Tilføj tabeller for koder og forkortelser.

Planlæg at inkludere en tabel med statlige navne og tobogstaver, og en tabel med alle andre kode eller forkortelser, du planlægger at bruge i databasen. Du bruger disse tabeller til at oprette dropdownlister over værdier, du kan vælge imellem, når du indtaster poster.
Vælg en primærnøgle for hver tabel.

Den primære nøgle er det felt, der unikt identificerer hver post i tabellen. Du kan fortælle Adgang for at tildele et unikt id-nummer til hver post ved hjælp af et AutoNumber-felt.
Link tabellerne.

Se hvilke tabeller der indeholder felter, der matcher felter i andre tabeller. I en ordreindtastningsdatabase skal ordre-tabellen indeholde et felt for at identificere den kunde, der har bestilt ordren - et felt, der svarer til det primære nøglefelt i kundetabellen. De fleste forhold er en til mange, hvor en post i et bord kan matche mere end en (eller ingen) optegnelser i en anden tabel.

Tips til valg af felttyper i Adgang 2010

Når du designer en database i Adgang 2010, bestemmer du hvilken type hvert felt skal være. Her er tips til, hvornår du skal bruge hvilken type felt.

Feltype	Hvad den indeholder
Tekst	Tekst op til 255 tegn lang (inklusive mellemrum og tegnsætning). Brug et tekstfelt, ikke et nummerfelt, til koder - som f.eks. Telefonnumre, postnumre og andre postnumre - selvom de ligner tal.
Memo	Ligesom et tekstfelt, men flere af dem - op til 65, 536 tegn. Et notatfelt kan indeholde rig (formateret) tekst, og du kan indstille den til Kun tilføj, så den kan akkumulere tekstnotater, uden at lade brugeren slette det, der allerede er der.
Nummer	Kun tal. Du kan bruge + eller - før nummeret og et decimalpunkt. Hvis du planlægger at lave matematik med et felt, skal du bruge et nummer eller valutafelt.
Valuta	Tal med et valutategn foran dem ($, & yen; og så på).
AutoNumber	Numre unikt for hver post og tildelt af Access som du tilføjer poster, starter fra 1. Brug et AutoNumber-felt som primærnøgle -feltet for de fleste tabeller.
Dato / Tid	Datoer, tider eller begge dele.
OLE Object	Objektforbindelse og indlejring. Brug ikke det, når du opretter en ny database; Brug den nye vedhæftningstype i stedet for, at den gemmer data mere effektivt.
Hyperlink	Denne tekststreng er formateret som et hyperlink. (Hvis du klikker på linket , tager det dig til siden.) Dette er især nyttigt, hvis der er relateret information på internettet.
Ja / Nej	Ja eller nej (en bestemt betingelse er eller ikke er i effekt) - eller andre toordsæt, f.eks. True / False, On / Off eller Male / Kvinde. Brug et Ja / Nej felt, hvis du vil vise feltet som en afkrydsningsfelt på formularer.
Vedhæftning	Du kan gemme en eller flere hele filer - billeder, lyd, Word-dokumenter, endda video - i et bilag -felt.
Beregnet	Du indtaster en formel, som Access bruger til at beregne værdien af dette felt baseret på andre felter i tabellen. Brug et Beregnet -felt, når en beregnet værdi vil blive brugt i mange forespørgsler, formularer, og rapporter.

Handy Access 2010 Tastaturgenveje

Disse tastaturgenveje er særligt nyttige i Access 2010. Nogle tastetryk virker overalt i Access 2010, mens andre kun virker i bestemte visninger, som nævnt.

Nøgle eller Kombination	Handling
F1	Viser Hjælp-vinduet.
Ctrl + F1	Skjuler eller viser båndet.
F5	Går til posten med det rekordnummer, du skriver.
F6	Flytter fokus til et andet område af vinduet.
F7	Kontrollerer stavningen i det valgte objekt.
F11	Skjuler eller viser navigationsruden.
Slet	Sletter det valgte objekt.
Alt + Enter	I designvisning viser egenskaberne for det valgte objekt.
Ctrl + C	Kopierer den markerede tekst eller objekter til udklipsholderen.
Ctrl + F	Find tekst (med mulighed for at erstatte det) i åbent bord, forespørgsel eller formular.
Ctrl + N	Starter en ny database.
Ctrl + O	Åbner en database.
Ctrl + P	Udskriver det valgte objekt.
Ctrl + S	Gemmer det valgte objekt.
Ctrl + V	Klistrer indholdet af udklipsholderen i det aktive vindue.
Ctrl + X	Sletter den valgte tekst eller objekt og gemmer den i Udklipsholder.
Ctrl + Z	Afgør den sidste handling, der kan fortrydes (vores all-time favorit!).
Ctrl +;	Typer dagens dato.
Ctrl + "	Duplicerer indgangen fra det samme felt i den foregående post.
Esc	Annullerer, hvad du skriver.

Hemmeligheder til Access 2010 Database Design

Her er de fem bud af database design, uanset om du bruger Access 2010 eller et andet databaseprogram. En velfungerende database gør det lettere at opretholde dine data.

Gem information, hvor den tilhører, ikke hvor den vises. Hvor du gemmer oplysninger, har intet at gøre med, hvor det vises. I et regneark skriver du oplysninger, hvor du vil have det vist, når du udskriver regnearket, men databaser fungerer forskelligt. I en database gemmer du oplysninger i tabeller baseret på informationens struktur. Et stykke information kan forekomme i mange forskellige rapporter, men du gemmer det kun i ét felt i ét bord.
Gem oplysninger som det egentlig eksisterer, ikke som du vil have det vist i en bestemt rapport. Dette er en følge af den første regel. Hvis du vil have bogtitler i alle store bogstaver (kapital) i dine indkøbsordrer, kan Access aktivere titlerne for dig. Gem bogtitlerne med korrekt kapitalisering, så du ikke sidder fast med dem i alle hætter på hver rapport. Adgang har mange indbyggede funktioner, der kan tilpasse måden, som tekst, tal og datoer er formateret.
Affald i, skraldespand (GIGO). Hvis du ikke generer et godt, fornuftigt design til din database - og hvis du ikke er forsigtig med at indtaste korrekte, rene data - vil din database ende med affald.

En veldesignet database er lettere at vedligeholde end en dårligt designet, fordi hver enkelt information kun gemmes én gang i et tydeligt navngivet felt i et tydeligt navngivet bord, med de korrekte valideringsregler på plads. Ja, det lyder som en masse arbejde, men at rydde op på en database med 10.000 ukorrekte arkiver er (med undskyldning) endnu mere arbejde.
Adskille dine data fra dine programmer. Hvis du opretter en database, der skal deles med (eller distribueres til) andre, skal du gemme alle tabeller i en database ( backend ) og alle andre objekter i en anden database ( forreste ende ) . Derefter kan du forbinde disse to databaser for at få alt til at fungere. At adskille tabellerne fra alt andet strømlines hele rigmarolen med at opdatere forespørgsler, formularer, rapporter eller andre ting senere uden at forstyrre dataene i tabellerne.
Sikkerhedskopier tidligt og ofte. Okay, dette tip handler ikke om design, men det er for vigtigt at udelade: Lav en sikkerhedskopi af din database hver dag. Med held har dit kontor allerede et system med regelmæssige (sandsynligvis natlige) backups, der indeholder din database.Hvis ikke, lav en sikkerhedskopi af din database med jævne mellemrum, og helt sikkert inden du foretager større ændringer. Hold flere sikkerhedskopier, ikke bare den nyeste, hvis det tager et stykke tid at opdage et problem.

Sådan gemmes affald fra din adgangsdatabase

Hvis de data, der går ind i din database via tabeller og formularer, er skrald, vil enhver udgang eller analyse, du gør med forespørgsler og rapporter, også give dig affald. Heldigvis tilbyder Access mange værktøjer til at hjælpe dig med at sikre, at de data, der går i hvert felt, er de data, der skal gå i det pågældende felt. Du kan finde mange af værktøjerne til at holde skrald ud i Table Design-visning:

Datatype : Brug den korrekte datatype for at forhindre, at data af den forkerte type indtastes.
Feltstørrelse: Begrænser antallet af tegn. Hvis du f.eks. Ved, at et felt aldrig skal overstige fire tegn, skal du angive feltstørrelsen til 4 tegn.
Format: Gør dataene rigtige. Du kan f.eks. Ændre tekst til alle hætter eller små bogstaver. Indtastningsmasker, for eksempel, arbejder med formateringsfeltegenskaben.
Indgangsmaske : En indtastningsmaske begrænser de tilladte oplysninger i et felt ved at angive hvilke tegn du kan indtaste. Brug en indtastningsmaske, når du kender formularen dataene skal tage - for eksempel hvis et ordrenummer har to bogstaver efterfulgt af fire cifre. Telefonnumre og postnumre er andre eksempler på felter, hvor input masker er nyttige.
Standardværdi : Definerer en værdi, der vises som standard, hvis der ikke indtastes nogen anden værdi. Standardværdien vises i feltet, indtil en anden værdi er indtastet.
Felt- eller postgyldighedsregel : En regel om, at data skal bestå, inden den indtastes. Denne egenskab fungerer med egenskaben for validering af tekst.
Påkrævet : Angiver, at feltet skal have en værdi, for at du kan gemme posten. Når der ikke er indtastet værdi, skaber Access ikke en ny post, når Tab eller Enter trykkes, og knappen Ny optagelse er nedtonet.
Tillad nullængde : Angiver, om en nullængdeindgang som "" (citater uden mellemrum mellem dem) er tilladt (kun for tekst-, memo- og hyperlinkfelter). Et felt med nullængde giver dig mulighed for at skelne mellem oplysninger, der ikke findes, og en nullværdi (tom), der er ukendt eller ikke blevet indtastet. Når denne indstilling er indstillet, tillader den en nullængdesnor i et påkrævet felt. Du vil måske bruge en indtastningsmaske til at gøre et nullængdefelt se anderledes ud end en nullværdi, når begge er tilladt.
Indekseret: Når du vælger at indeksere et felt, kan du angive, at der ikke er tilladte duplikatværdier i feltet. Denne egenskab er også tilgængelig fra dataarkvisning - det er et afkrydsningsfelt på fanebladet Dataark af båndet.
Opslagsfelt : Tillad brugeren at vælge en værdi for et felt, der er gemt i et andet felt. Dette eliminerer mange stavefejl og standardiserer valgmulighederne for feltet. Brug Opslagguiden til at oprette et opslagsfelt.

Brug af VBA effektivt i Access 2010

Når du automatiserer et Access 2010-databaseapplikation ved hjælp af VBA, kan du gå tabt med en tom side, hvor du begynder at skrive kode. Hvor starter du Her er et par enkle retningslinjer at følge, der vil få dig til at skrive VBA-kode som et pro:

Få hjælp. Ja, denne artikel indeholder nogle måder at forbedre ved hjælp af VBA i Access, men tryk F1 til enhver tid for at starte Microsoft Office Access Help, hvor du kan lære om og se eksempler på VBA-kode.
Brug objektbrowseren. Objektbrowseren giver dig mulighed for at udforske de forskellige egenskaber og metoder i objekterne i VBA. Vælg Vise → Objekt Browser i vinduet VBA Editor, eller tryk blot på F2.
Få mere hjælp. Selvfølgelig er de indbyggede hjælpeværktøjer inden for Access 2010 VBA vidunderlige, men du kan også bruge din yndlingsbrowser til at søge på internettet for at få hjælp til en række emner ved at skrive VBA-kode. Du kan endda finde eksempler, som du kan stjæle - eller låne - til dit eget projekt.
Håndter dine fejl. Selv den mest perfekte programmør kan ikke stoppe fejlen, men han eller hun kan stoppe dem fra at bringe et program til slibestop. Brug VBA's indbyggede fejlhåndtering med fejlene Goto og Resume statements for at fange fejl og ændre programflowet, så dine applikationer ikke frustrerer de mennesker der bruger dem.
Brug funktioner og subprocedurer. Brug funktioner og subprocedurer til at håndtere opgaver, der udføres af forskellige områder af dit program. Hvis du selv finder dig selv kopiering og indsættelse af kode fra et område af et program til et andet, kan du som regel angive denne kode i sin egen procedure.
Konverter makroer til VBA kode. Makrodesigneren i Access 2010 lader dig klikke og vælge fra lister over foruddefinerede opgaver for at automatisere din applikation. Byg en makro, der gør hvad du vil, og konverter derefter den makro til VBA-kode, så du kan se, hvordan det ville lykkes, hvis du skrev det fra bunden.

Deling af data med andre programmer indenfor Access 2010

Adgang 2010 er en stor database applikation alene, men det spiller også godt med andre. Du kan vise og hente data fra en række forskellige programmer. Hvis et program understøtter VBA, kan du styre det fra Access. Her er en kort liste over Microsoft-applikationer, som du kan tage kontrol med og dele data med:

Excel: Mange Excel-brugere ender med at blive involveret i Access, fordi de har brug for mere struktur til lagring af deres data. Men nogle af disse mennesker gør det ikke, så der er stadig et stærkt slips mellem Access og Excel. Du kan bruge et Excel-regneark som et bord i Access, eller helt tage kontrol over en Excel-applikation fra Access VBA.
SQL Server: SQL Server er som Adgang til steroider - i hvert fald fra bordet og forespørgselssynspunktet. Du kan flytte dine data fra Adgang til SQL Server for at forbedre hastigheden og ydeevnen, når du bruger store mængder data. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge dine adgangsformer, rapporter, makroer og moduler til at bruge dataene fra SQL Server.
Word: De fleste, der bruger Access, har også brugt Word. Uanset om du skriver et brev eller gør en liste over opgaver at gøre, er Word, hvor mange af os vender. Du kan også bruge Word som et rapporteringsværktøj, hvor du kan oprette bogmærker for at placere data fra Adgang, så du kan få nogen, der ikke er bekendt med Adgang, ændre de statiske data i rapporten.
SharePoint: SharePoint er Microsofts vision for at dele og samarbejde med data på internettet, og fra Access 2010 kan du dele data med en SharePoint Server. Du kan endda oprette formularer og rapporter i Access og offentliggøre dem på et SharePoint-websted, så brugerne kan bruge dem fra deres browsere - alt uden at have Access 2010 installeret.
Outlook: Outlook er mere end blot et e-mail-værktøj; Det er også et kontaktstyringssystem. Ved hjælp af Access 2010 kan du sende e-mails og indsamle data direkte fra de modtagne e-mail-meddelelser. Du kan også dele kontakt-, kalender- og opgaveoplysninger med dit adgangsprogram, så du kun skal indtaste disse data på kun ét sted.