Sådan arbejder du med Office-filer (Dokumenter, Workbooks og Presentationer) på iPad - dummies

Du har nu Office på din iPad. Store! Her er et par tips. Filerne går efter forskellige navne i Office. En Word-fil hedder et dokument ; en Excel-fil hedder en arbejdsbog ; og en PowerPoint-fil hedder en præsentation. Ved noget navn vil du være glad for at vide, at teknikkerne til oprettelse, åbning, lagring og navngivning af filer er de samme.

Hvordan Office til iPad håndterer filer

Office til iPad fungerer under forudsætning af, at din iPad altid er forbundet til internettet, og du vil gemme dine filer på OneDrive, Microsofts online fillager. Du kan dog gemme filer på selve iPad. Derudover kan du flytte filer frem og tilbage mellem iPad og OneDrive.

I Word, Excel og PowerPoint til iPad er alle filoperationer udført ved hjælp af Office-vinduet og Fil-menuen. For at håndtere filer skal du se øverst til venstre på skærmen og trykke på Office-knappen eller File-knappen. Tapping Office åbner Office vinduet; tapping fil åbner menuen Filer:

• Kontor vindue: Tilbyder kommandoer til at logge ind og ud af OneDrive, oprette filer og åbne filer.

• Filmenu: Tilbyder kommandoer til navngivning, duplikering, genoprettelse og udskrivning af filer samt visning af egenskaberne for en fil.

Åbning af en fil

Når du starter Word, Excel eller PowerPoint til iPad, åbner du også filen, der var åben, sidste gang du kørte appen. Er dette den fil, du vil arbejde på? Hvis ikke, skal du følge disse trin for at åbne en fil:

1. Tryk på Office-knappen.

   Office-vinduet åbnes.

2. Tryk på Åbn.

3. Gå til, hvor filen du vil åbne, er gemt.

   Det kan gemmes på OneDrive, på din iPad eller på et andet sted.

   • OneDrive: Tryk på One Drive. Du kan muligvis se nogle mappenavne. Hvis filen er i en mappe, skal du trykke på mappens navn for at åbne den.

     For at åbne en fil på OneDrive skal du have logget ind på din Office 365-konto. For at logge ind skal du trykke på Office-knappen, trykke på dit navn to gange og indtaste dit brugernavn og adgangskode.

   • iPad: Tryk på iPad for at åbne en fil, der gemmes lokalt på din iPad-enhed.

   • Et andet sted: Hvis du har tilføjet et sted til at gemme filer, er det angivet i Office-vinduet. Find og åben din fil der.

4. Tryk på navnet på den fil, du vil åbne.

Tryk på Seneste i Office-vinduet for at se en liste over filer, du har åbnet for nylig. Hvis filen du vil åbne er på listen, skal du trykke på navnet for at åbne den.Du kan flytte en fil permanent til toppen af ​​listen ved at trykke på pindikonet ud for en fils navn. Pin en fil øverst på listen, hvis du ofte åbner den.

I en Office til iPad-app kan kun én fil ad gangen. Du kan f.eks. Ikke åbne to Excel-workbooks og skifte frem og tilbage for at sammenligne de to. Office til iPad er envis om ikke at lade dig åbne mere end en fil. Programmet er så stædigt, at det sparer og lukker filen, der er åben, når du trykker på Office-knappen for at åbne en anden fil.

Åbning af et dokument i Word til iPad.

No Save-knappen findes i Office til iPad-apps. Det skyldes, at der foretages ændringer i filer, ændringerne gemmes automatisk, så længe AutoSave er tændt, det vil sige. For at se, om AutoSave er aktiveret:

• Tryk på knappen File, og noter på rullemenuen, om den er tændt.

• Bemærk selv på File-knappen, om der er to små pile. Hvis de vises, er AutoSave tændt.

Når AutoSave er slukket, skal du gemme filer ved at trykke på File-knappen og vælge Gem på rullemenuen.

Lukning af en fil

Den eneste måde at lukke en fil på er enten at åbne en anden fil eller lukke selve appen. Office til iPad er ejendommeligt om det. Det tilbyder ikke en Luk kommando til at lukke filer. Fordi du ikke kan åbne to filer på samme tid, og fordi mindst én fil altid skal være åben, er den eneste måde at lukke en fil på at åbne en anden eller lukke alt.

Oprettelse af en fil

Når du opretter en fil, bliver du bedt om at vælge en skabelon for at fastslå, hvordan din fil vil se ud. En skabelon er en forformateret fil. Nogle af skabeloner er frygtelig spiffy; andre er almindelige, hvis du vil gøre formateringen selv.

Vælg en skabelon, når du opretter en fil.

Følg disse trin for at oprette en fil:

1. Tryk på Office-knappen.

   Office-vinduet åbnes.

2. Tryk på Ny.

   Du kan se skabeloner til oprettelse af filer. Skabelonnavne fortæller noget om, hvordan din fil vil se ud, efter du har oprettet den.

3. Tryk på et skabelonnavn.

   Din nye fil vises på skærmen.

4. Tryk på knappen File, og vælg Navn på rullemenuen.

   Vinduet Gem som og tastatur vises, så du kan navngive din fil og vælge et sted at gemme det. Som standard gemmes filer på OneDrive i mappen Dokumenter. Hvis denne mappe er, hvor du vil beholde filen, skal du indtaste et navn og trykke på Gem; Ellers fortsæt til trin 5.

5. Vælg hvor du skal gemme filen.

   Vælg en OneDrive-mappe, vælg iPad for at gemme filen på din iPad-enhed eller vælg et andet sted, hvis du har angivet en.

6. Tryk på tekstfeltet Navn, indtast et beskrivende navn for din fil på tastaturet, og tryk på Retur-tasten.

Omdøb og flyt filer

Office til iPad tilbyder kommandoen Duplicate til omdøbning og flytning af filer. Denne kommando er placeret i menuen Filer. Det kaldes "Duplicate", fordi duplikering af en fil - med andre ord, at lave en kopi - er den eneste måde at omdøbe og flytte filer på:

• For at omdøbe en fil skal du oprette en kopi under et andet navn med Duplicere-kommandoen.Slet derefter den oprindelige fil.

• For at flytte en fil skal du oprette en kopi på en anden placering. Slet derefter originalen.

Følg disse trin for at omdøbe eller flytte en fil:

1. Åbn den fil, du vil omdøbe eller flytte.

2. Tryk på knappen File, og vælg Duplicate i rullemenuen.

   Vinduet Vælg navn og placering åbnes.

3. Flyt filen til en anden placering, indtast et nyt navn, eller gør begge dele.

   Sådan gør du:

   • Vælg et sted: Flyt filen til en OneDrive-mappe eller til iPad.

   • Indtast et navn: Indtast et navn i feltet Navn og tryk på Retur-tasten.

4. Tryk på Gem.

5. Slet den oprindelige kopi af filen.

Sletning af en fil i et Office til iPad-app

Den nemmeste måde at slette en fil, der er gemt på OneDrive, er at åbne OneDrive-webstedet i en browser og slette filen på OneDrive-webstedet. Følg disse trin for at slette en fil i en Office til iPad-app:

1. Tryk på Office-knappen.

2. Find den fil, du vil slette.

   For at finde filen, skal du trykke på Seneste eller Åbn og navigere til filen.

3. Tryk på ikonet Filer til højre for filens navn.

   Fil-rullemenuen vises.

4. Vælg Slet.

5. Vælg Slet i bekræftelsesmeddelelsesboksen.

   Det er alt der er til det.

Mange computere har en papirkurv-funktion (Mac) eller en papirkurv (Windows), hvor slettede filer opbevares, hvis du vil genoprette dem. IPad har ingen sådan ting. Filer, du sletter, slettes permanent og uigenkaldeligt. Derfor skal du tænke to gange, før du sletter en fil.

Tryk på ikonet Filer, og vælg Slet for at slette en fil.