Forbedre dine Excel-rapporter med effektiv nummerformatering - dummies

Hvordan et bord er designet har en direkte effekt på, hvor godt et publikum absorberer og fortolker dataene bord. I Excel rapportering skal alle oplysninger i din tabel have en grund til at være der. I et forsøg på at afklare tabeller ofte oversvømmes publikum med overflødigt blæk, der ikke giver værdi til informationen.

Du kan f.eks. Ofte se tabeller, der viser et nummer som $ 145. 57 når en simpel 145 ville være fint.

Hvorfor omfatter de ekstra decimaler, som kun tjener til at tilføje til antallet af tal, som dit publikum skal pløje igennem?

Her er nogle retningslinjer, der skal tages i betragtning, når du anvender formater til tallene i dit bord:

• Brug kun decimaler, hvis det præcise niveau kræves.

• Brug kun det mindste antal decimaler, der kræves for at repræsentere dataene effektivt.

• Lad dine etiketter i stedet for at bruge valutasymboler (som $ eller £) præcisere, at du henviser til monetære værdier.

• Format meget store tal til tusindvis eller millioner sted.

• Højrejuster tal, så de er lettere at læse og sammenligne.

Denne figur viser et dårligt designet bord.

Denne figur viser samme tabel med passende nummerformatering anvendt. Bemærk, at de store indtægter og margen dollar beløb er blevet konverteret til tusindvis. Desuden angiver etiketterne over tallene tydeligt sådanne.

Procenterne er afkortet for at vise ingen decimaler. Farvekodningen gør også opmærksom på kolonnen Margin%, nøgletalet i denne tabel.

Forbløffende er alle disse forbedringer blevet lavet simpelthen med nummerformatering. Det er rigtigt; ingen formler blev brugt til at konvertere store tal til tusindstedet, ingen betinget formatering blev brugt til at farvekode margen% feltet, og der var ingen andre perifere tricks af nogen art.