10 Gyldne regler for projektledelse - dummies

Som du begynder at bruge Project 2016, kan de fælles ordsprog (eller aforier, aksiomer og forskrifter) her hjælpe dig med at genvinde grundlæggende projektstyringsprincipper. Klæd dem på din kontorvæg, så du kan gennemgå dem hele arbejdsdagen.

Roll med det

Rolling wave planning er en glimrende måde at forenkle forvaltningen af et projekt. Planlæg ikke længere ind i fremtiden, end du med rimelighed kan se - og planlæg dig ikke mere detaljeret end giver mening. Når et projekt først chartres, har du kun milepælsdatoer. Når du begynder at forstå mere om projektet, kan du definere projektets livscyklus og de nøgleleverancer, der skal oprettes i hver af sine faser.

Bygg projektet i faser. Start med de indledende faser, og udfyld detaljerede opgaver, sekvenser, ressourcer og varigheder. Forlad de senere faser på et højt detaljeringsniveau; På den måde har du mindre arbejde at gøre om senere opgaver, der simpelthen ikke kan forventes i starten af projektet. Du har også mindre brug for at manipulere basislinjen for de senere opgaver: Hvis opgaverne er for lange i fremtiden, vil deres tidskrav ikke svare til de ressourcer, du oprindeligt havde afsat til dem.

Når det er tidligt i spillet, undgå at gå i detaljer i opgaver, der er langt i fremtiden. Projektet kan hjælpe dig med bølgeløbsplanlægning, når du bruger disse funktioner i programmet:

Netværksdiagramvisning: Hjælper dig med at visualisere projektfaser grafisk
Tidslinje: Viser milepæle, leverancer og faser ved en højt niveau
Opgaveudvidelse og sammenbrud: Gør det muligt at skjule eller vise projektfaser

Sæt dine ænder i træk

Før du begynder at oprette projektet, skal du lave dine lektier. Hvis du ikke har alle de oplysninger, du har brug for, når du sætter dig ned på computeren for at arbejde med Project, vil du løbende stoppe, midtplan og løbe af for at finde oplysningerne - ikke en effektiv måde at arbejde på.

Tænk på følgende projektoplysninger, inden du sætter dig ned for at oprette en projektplan:

Virkelighedskontrol af de grundlæggende forventninger: På baggrund af din erfaring med at styre lignende projekter over tid, skal du afgøre, om leverancer, budget, og foreløbige tidsplan er inden for grund. Beslut om at diskutere ændringer i omfang og budget for at undgå et projekt, der er urealistisk fra starten.
Ressourceoplysninger: Hvis ressourcen er menneskelig, skal du registrere ressourceens fulde navn, kontaktoplysninger, færdigheder, omkostninger, tidsplan, tidskonflikter, lederens navn og leders kontaktoplysninger.For udstyr eller faciliteter, find dets tilgængelighed og omkostninger.
Holdstruktur: Bestem om et holdmedlem optager andres fremskridt eller alle ressourcer gør deres egen sporing. Bestem, hvem opdaterer tidsplanen, efter at der er foretaget ændringer, hvem der modtager kopier af hvilke rapporter, og hvem der har adgang til masterplanen online.
Ledelsens forventninger: Spørg om ledelsen forventer at se regelmæssigt planlagte basisrapporter eller en anden type rapport i stedet. Spørg hvordan og fra hvem for at få budgetgodkendelse i forskellige faser i projektplanlægningen, og spørg om, hvorvidt eventuelle tværvirksomhedsinteresser vil kræve rapporter eller godkendelse fra flere kilder.
Virksomhedspolitik: Disse dokumenter kan spellge arbejdstimer og overtidspolitikker, feriekalender, gebyrer for overheadomkostninger eller projektmarkeringer og deling (eller ej) af information med kunder og leverandører.

Når du overvejer problemerne i denne liste, er du klar til at sætte dig ned og begynde at indtaste oplysninger i et projektprojekt. (Hør du et ekko herinde?)

Forvent det uventede

Du ved, at han er derude - Murphy og hans darn-lov fastsætter, at alt hvad der kan gå galt vil gå galt. De fleste projekter, især længerevarende og mere komplekse projekter, afsluttes ikke til tiden eller på budgettet. Dit job som projektleder er at planlægge så præcist som muligt og derefter gøre forsigtige tilpasninger, når nogen smider en skruenøgle ind i værket - og Project giver dig masser af værktøjer til at gøre det. Men ud over alle de automatiske funktioner i Project kan du forudse forandring ved blot at planlægge det.

Den kritiske sti bestemmer projektets varighed. Alle kloge projektlederer opbygger reservekrav og midler til sine projekter. Når et projekt går i ugen for sent og $ 5 000 over budgettet, ved kun projektlederen, at det var fire uger senere og $ 25.000 dyrere end oprindeligt planlagt uden nogen uforudsete reserve.

Tilføj beredskabsreserven før større afleveringer eller slutningen af en fase for at tage højde for uventede begivenheder. Du kan endda tilføje en beredskabsopgave og ressource det med Murphy.

Brug omkostnings ressourcetypen (i stedet for en arbejds- eller materiel ressource) for at tilføje en bestemt mængde uforudsete reserve til en opgave eller fase.

Sæt ikke af sted før i morgen …

Selvom Projektstyringssoftware kan forenkle mange aspekter af dit arbejdsliv, bliver de fleste, der bruger Project for første gang, overvældet af den tid, de bruger til at indtaste og opdatere data. Disse opgaver kan helt sikkert være besværlige, men belønningen ved at mestre de automatiske opdaterings- og rapporteringsfunktioner i Project mere end gør det muligt for enhver arbejdskraft, de udfolder sig foran.

Når det er muligt, importerer du opgaver fra Outlook eller Excel til Project for at hjælpe med hurtigere dataindtastning i planlægningsfasen.

Spor så ofte som muligt - mindst en gang om ugen. Hvis du ikke har tendens til at spore fremskridt på et projekt, kan du lukke bag den ordsomme otte bold.Denne strategi sparer dig ikke kun for at komme ind i et bjerg af sporingsdata, men lader dig også - og dit hold - se status for projektet på ethvert tidspunkt. På den måde kan du straks se på katastrofer nærmer sig og gøre forebyggende tilpasninger.

Delegeret, delegeret, delegeret

Undgå trang til at forsøge at gøre alt på et projekt selv. Selv om du opretter og vedligeholder projektfilen på egen hånd måske synes at give dig mere kontrol over resultatet, er det næsten umuligt at flyve solo i et større projekt (og muligvis et fuldtidsjob). Selvfølgelig kan du ikke tillade snesevis af mennesker at foretage ændringer i planen, fordi du ville risikere at miste spor af hvem gjorde hvad og hvornår. Men efter disse få enkle metoder kan man konvertere et par fingre i projektkagen fra skadelig til nyttig:

Udpeg en person til at håndtere alle data. Denne persons mission er at indtaste alle sporingsdata i masterfilen.
Bryd projektet ind i et par delprojekter, og tildel mennesker, som du stoler på at fungere som ledere af disse delprojekter. Lad dem håndtere deres egen sporing og justeringer, og derefter samle disse projekter i et mesterprojekt, så du kan overvåge overordnet status.
Indstil ensartede procedurer for holdet foran. Lad ikke et teammedlemme rapportere tid på et interoffice-notatark, en anden sender dig sine fremskridt via e-mail, og andre optager deres arbejdstimer i tidsskemaet. Udarbejde en strategi, der bruger Projektfunktioner til at kommunikere konsekvent.

Du kan spore fremskridt på højt niveau, som f.eks. 25 procent, 50 procent, 75 procent og 100 procent.

Dokumentér det

De fleste har hørt advarslen om projektledelse "Dæk dine antagelser", og Project hjælper dig med at gøre det nemt. Brug disse funktioner til at dokumentere detaljerne i projektet:

Notes-område: Brug det til både opgaver og ressourcer til at lave en oversigt over baggrundsoplysninger, ændringer eller særlige problemer.
Rapporter: Tilpas dem til at inkorporere alle relevante oplysninger og hjælpe med at dokumentere tendenser og ændringer.
Visuelle rapporter: Brug denne nye funktion til at male billedet af projektstatus for visuelt orienterede interessenter.

Gem flere versioner af projektet, især hvis du ændrer basislinjen i nyere versioner. På den måde har du en oversigt over hvert trin i projektplanlægningen for at henvise til, når der opstår spørgsmål langs vejen.

Hold holdet i sløjfen

Følg disse metoder til at holde kommunikationskanaler åbne:

Brug Projektfunktioner, der integreres med Outlook eller andre e-mail-programmer. Brug dem til at sende projektfiler eller andre former for kommunikation.
Opdater kommunikationsstyringsplanen. Dokument, hvem har brug for, hvilke oplysninger, hvornår og hvor ofte.
Gennemgå fremskridt med teammedlemmer ved at mødes regelmæssigt personligt, via telefon eller via møde-software. Sørg for, at alle teammedlemmer har den nyeste version af projektplanen til at henvise til under disse møder.
Vis WBS-kode på arbejdsopdelingen (Structure Structure Structure Structure Structure Structure) på rapporter. Så kan du nemt henvise til specifikke opgaver i store projekter uden forvirring.

Mål succes

Når du starter projektet, skal du have en ide om, hvad der udgør succes, og du bør vide, hvordan man måler den succes. Du har hørt denne: "Du kan få den leverbare til tiden, på budgettet eller gjort rigtigt. Vælg to. "Succes kan indebære at nå mange mål, som f.eks.

Kundetilfredshed
Ledelsesgodtgørelse
Budgetbegrænsninger
At være i gang

For at bestemme, hvordan du måler succes, spørg disse spørgsmål: > Vil succes i budgettet ikke overstige de oprindelige estimater med mere end 10 procent?

Vil projektet blive behandlet til tiden, hvis du arbejder på det anslåede antal uger minus en tomåneders periode, når du var i venteposition for en unionstræff, eller er den samlede arbejdstid mindre vigtig end en bestemt frist?
Hvordan vil du måle kundetilfredshed?
Indeholder en vellykket produktlancering høje salgstal efter lanceringen, eller var projektet vellykket, blot fordi du flyttede det ud af døren?
Anbring milepæle i projektet, der afspejler opfyldelsen af hver type succes. Når du når en, kan du klappe dit hold på bagsiden. At vide, hvilken succes der ligner, hjælper dig med at motivere dit hold til at komme derhen.

Vedligehold en fleksibel strategi

Der sker ting. Der har aldrig været et projekt, der ikke kræver boliger til overraskelser undervejs. Et godt projektleder er, at hun er opmærksom på disse ændringer og gør justeringer til at håndtere dem hurtigt.

At foretage justeringer for at imødekomme dårlige nyheder er ikke let; Faktisk kan det virkelig være svært at levere dårlige nyheder. Imidlertid undgår man et problem i projektet og håber, at det simpelthen forsvinder, har en uhyggelig vane med snowballing til et endnu værre problem. Følgende værktøjer kan hjælpe dig med at holde dig opmærksom på ændringer og foretage justeringer:

Arbejdskonturindstillingen kan hjælpe dig med at ændre kontouren i arbejdet til frontbelastning, tilbagebelastning eller på anden måde ændre spredningen af arbejdet i løbet af varigheden af opgaven.

Brug opgaveinspektøren til at se, hvad der kører en opgave. Du kan søge efter muligheder såsom at tilføje ressourcer, revidere relationer mellem opgaveafhængigheder og brug af reserve.
Tænd for kritisk stiformatering for at se projektets kritiske vej og spore, hvor meget der er tilbage. Justering af opgaver for effektivt at udnytte deres slap kan holde dig på plan i en krise.
Lær af dine fejl

En stor gave, som Project tilbyder, er evnen til at se tilbage efter at have gennemført et projekt, så du kan lære af dine fejl. Du kan gennemgå den oprindelige tidsplan og hver version efter det for at se, hvor godt du estimerede tid og penge, og find ud af, hvordan du gør det bedre.

Ved at bruge oversigter over projektet kan du få øje på tendenser for at finde ud af, hvor du f.eks. Altid synes at gå glip af timingen, eller hvorfor du altid tillader alt for lidt tid til markedsundersøgelser og alt for meget tid til spørgsmål og svar.Måske glemmer du altid at budgettere til midlertidig hjælp i rushperioder, eller du overbelastes tidligt, når du kun har brug for et par personer.

Brug rigdom af informationer i Projektplaner til at uddanne dig selv på dine egne styrker og svagheder som projektplanlægger og leder og forbedre dine færdigheder med hvert projekt du tager på.