Kontroller dokumenter i og ud med SharePoint 2010

Ribbonet i SharePoint 2010 viser mange af de samme dokumenthandlinger som Rediger-menuen. En af fordelene ved at bruge båndet er at du kan bruge den til at tage handlinger på flere dokumenter på én gang. Sig for eksempel, at du vil tjekke tre dokumenter ad gangen.

Sådan kan du gøre det med båndet:

1. Marker afkrydsningsfeltet ud for hvert dokument, du vil tjekke, i dokumentbiblioteket.

2. Klik på knappen Afkryds på fanen Dokumenter i SharePoint-båndet.

3. Klik på OK ved bekræftelsesprompten.

   Dokumenterne tjekkes ud.

Alternativt kan du bruge et dokuments redigeringsmenu for at få adgang til menuen Check Out menu.

Checking out - og dens modstykke, checker ind - er bare god dokumentbiblioteketikette. Hvilken bedre måde at lade andre vide, at du laver ændringer i et dokument end ved at tjekke det? Hvis du tjekker et dokument, skal du markere afkrydsningsflagget til Ja og gemme navnet på den person, der tjekker dokumentet.

Generelt skal du tjekke noget dokument, som du har til hensigt at redigere i mere end fem minutter. Med andre ord, hvis du skal gøre mere end bare ændre et stavet ord eller opdatere datoen i en footer, skal du tjekke dokumentet. Husk altid at kontrollere dokumenter, når dine redigeringer er færdige.

En grund til at bruge SharePoint Workspace (tidligere kendt som Microsoft Groove) til at få adgang til dokumenter i SharePoint-dokumentbiblioteker er, at du kan arbejde med dokumenter offline, foretage ændringer og derefter synkronisere disse ændringer. Det er meget nemmere at huske at synkronisere SharePoint Workspace i begyndelsen og slutningen af ​​hver dag, end det er at huske at tjekke og kontrollere dokumenter.

Når du tjekker et enkelt dokument ad gangen, beder SharePoint 2010 dig om at gemme dokumentet i mappen Lokale udkast. Følg disse trin for at se for dig selv:

1. I et dokumentbibliotek skal du svæve over kolonnen Navn for det dokument, du ønsker at tjekke ud.

2. Når pilen vises, skal du klikke på den for at få vist dokumentets redigeringsmenu og vælge Check Out.

   SharePoint viser check-out prompt.

   

3. Accepter standardværdien til Brug mit lokale udkast til mappe ved at klikke på OK.

   Dokumentet er tjekket ud og hentet til din lokale harddisk.

   Medmindre din administrator har ændret placeringen, kan din lokale udkast-mappe findes på C: users% username% documentssharepoint drafts.

For at åbne det dokument, du lige har tjekket ud og downloadet, skal du gennemse til mappen Lokale udkast med Windows Stifinder og derefter åbne filen.De fleste mennesker ønsker ikke at bryde sig med dette ekstra skridt.

Når du tjekker et dokument, hvis det er i et Windows-kompatibelt program (f.eks. Word), modtager du en besked, der giver dig mulighed for at angive, om du vil tjekke dokumentet til din lokale udkast-mappe. Generelt vil du vælge valgmuligheden Brug min lokale udkast mappe, fordi den opretter en midlertidig fil på harddisken og lader dig redigere den udcheckede fil, selv når du er offline.

Ved at vælge ikke at bruge din lokale udkast-mappe, åbnes filen fra SharePoint-serveren. Dette kan få dit system til at hænge og virke uresponsivt, fordi det skal vente på dine ændringer for at rejse frem og tilbage på tværs af netværket til serveren. Hvis du mister din netværksforbindelse, kan du miste ændringer i dit dokument.

Download en lokal kopi af filen, når du foretager ændringer. Du kan bruge din lokale udkast-mappe, SharePoint-arbejdsområde eller manuelt downloade filen og uploade den igen, når du er færdig med at foretage ændringer.

Dokumenter, der er tjekket ud, viser en pil i ikonet for dokumenttype. Som vist her er det nederste element tjekket ud, mens de to øverste ikke er.

Hvis du vil se, hvem der har checket et dokument, skal du vise kolonnen Checked Out to i dokumentbiblioteket.

Hvis du vil tjekke et dokument, når du er færdig med at foretage dine ændringer, kan du gentage de trin, du fulgte tidligere, for at tjekke dokumentet, kun i trin 2, vælg indstillingen Check in fra dokumentets redigeringsmenu eller klik på knappen på fanen Dokument i båndet.

Hvis du skifter mening og ønsker at foregive, at udtjekning aldrig er sket, kan du klikke på knappen Forkaste udtjekning i stedet for at tjekke dokumentet. Dette kan være nyttigt, hvis du ved et uheld har tjekket ud for det forkerte dokument.