Dokumentbiblioteker og SharePoint 2010 - dummies

Med SharePoint 2010-dokumentbiblioteker kan du gemme og dele filer sikkert, og de tilføjer også funktioner, der hjælper dig med at styre ting som dokumentflow (de processer, som lader folk redigere, kommentere og godkende dokumenter) og versionshistorier (hvad skete der med en fil, og hvem gjorde hvad).

Og selvom filaktier giver dig en vej gennem mapper til dit dokument, giver SharePoint-dokumentbiblioteker dig andre veje til at afsløre indhold. Du kan få adgang til dokumenter direkte gennem browseren, du kan boble dem op i Web Dele, og du kan sortere og filtrere dem med deres metadata og indholdstyper. Og med dokumentbiblioteker kan du udsætte filer efter deres titel, ikke kun deres filnavn.

Dokumentbiblioteker giver dig flere valgmuligheder om, hvordan dokumenterne også kommer ind i dem. Du kan gemme et dokument med dokumentbibliotekets URL, men du kan også e-maile dokumenter til dokumentbiblioteker eller træk-og-slip fra Windows Stifinder. Og du kan oprette dokumenter direkte i deres dokumentbiblioteker.

Hvis du gør en søgning på en fildeling, kan du muligvis hente hits på dokumenter, som du ikke har tilladelser til at åbne. SharePoint, derimod, tillader resultater at blive sikkerhedsbeskåret, så hvis du ikke kan få adgang til det, kan du ikke engang se det i dine søgeresultater.

Alt i SharePoint er en liste. Et dokumentbibliotek er blot en speciel slags liste. Selv om de fleste andre SharePoint-lister er organiseret omkring ting, der primært er defineret af deres metadata, organiseres dokumentbiblioteker omkring filer, der findes separat og beskrives af deres metadata.

Et dokumentbibliotek behøver ikke bare at indeholde Microsoft Word-filer. Dokumentbiblioteker kan indeholde mange filtyper, herunder Excel-, PDF- og Visio-filer. Selv websider gemmes i dokumentbiblioteker.

Dokumentbiblioteker tilføjer evnen til at finde dine dokumenter. I modsætning til en fildeling, som behandler filer som separate objekter, behandler dokumentbiblioteker dokumenter som indhold og giver dig mulighed for at associere visse oplysninger ( metadata ) med sæt af dokumenter i dem. Det betyder, at dokumenter kan findes ud fra de ligheder, der beskrives af metadata, og ikke kun af de søgemuligheder, du har på en fildeling.

Du kan måske undre dig over, hvorfor du forlader dine dokumenter på et delt netværksdrev, ikke er lettere end at bruge et dokumentbibliotek i SharePoint 2010. Den mest overbevisende årsag til, at SharePoint tilbyder mange måder at organisere dine dokumenter på, f.eks.

• Dokument biblioteker giver en unik webadresse for adgang til en gruppe dokumenter. Dokumentbiblioteker gør det muligt at anvende sikkerhed på grupper af relaterede dokumenter, og ved hjælp af sikkerhedstrimning forhindrer de uautoriserede brugere i at se dem i søgeresultater.

• Dokumentegenskaber gør det muligt at oprette mange visninger af de samme dokumenter.

• Mapper gør det muligt at gruppere en undergruppe af dokumenter baseret på tilladelseskrav.