Finde ud af, hvordan SharePoint 2003 tilføjer forretningsværdi - dummier

Hvis du lægger frem og tilbage om implementering af SharePoint, læs videre på nogle specifikke måder, at dette teams site-building værktøj kan tilføre værdi til din forretning.

Søgning kan koste dig

Den tid, dine medarbejdere bruger til at søge efter formularer, filer og telefonnumre, tilføjer. For ikke at nævne den tid, dine medarbejdere bruger trolling rundt på kontoret, søger den nyeste version af et brand image eller virksomhedens politik på (for eksempel) at foretage personlige telefonopkald på mobiltelefoner, der leveres af firmaet. Hold dine medarbejdere på deres skriveborde og arbejde ved at bruge SharePoint til at levere de referenceoplysninger, de har brug for.

Selvbetjening sparer penge

Din organisation kan spare penge ved ikke at reproducere og distribuere papirdokumenter som brochurer og præsentationer til intern distribution. At sende papirkopier er dyrt og spildt. Du kunne sende elektroniske kopier via e-mail, men så beskadiger du din e-mail-server og byrder modtagerne med afgørelsen om, hvorvidt (og hvor) for at gemme den vedhæftede fil.

Spring over alt det vrøvl og brug SharePoint til at gemme og distribuere elektroniske versioner af dine dokumenter:

• Brug dokument-, billed- og formularbiblioteker til at gemme elektroniske versioner af dine filer.
• Send et hyperlink til filen i e-mail.
• Opret en fortegnelse på portalens hjemmeside, der annoncerer eventuelle forventede dokumenter som næste års markedsplan.

Ved at sende et hyperlink til en fil, der er gemt i et SharePoint-bibliotek, behøver dine medarbejdere ikke at bekymre sig om, hvor de skal gemme den elektroniske eller papirfil. De kan tilføje hyperlinket til deres personlige lister over hyperlinks på mit websted. Næste gang de ønsker at tilbagekalde præsentationen fra sidste kvartals salgsseminar, behøver det ikke være længere væk end My Site-siden.

Bridging your islands

En virksomheds struktur giver ofte sig til at skabe øer med information. Desværre er det ofte denne meget struktur, som hæmmer medarbejdernes produktivitet eller kommer i vejen for at finde tilfredshed for en kunde. I stedet for at se et firma i form af dets funktionelle afdelinger (f.eks. Marketing og regnskab), skal du bruge SharePoint til at forbinde øer og bryde kæderne i din formelle rapporteringsstruktur. Her er hvordan SharePoint-funktioner hjælper med at få jobbet gjort:

• Hold fleksibilitet: Du kan bruge teamets websteder til at oprette et udpeget arbejdsområde for et hold uanset den fysiske placering af holdets medlemmer eller som rapporterer til hvem.
• Dokumentorienteret samarbejde: Du kan tillade medarbejdere at samarbejde om et dokument, såsom en opdateret Human Resources-policyhåndbog, der bruger et dokumentarbejdsområde.
• Hjemmesøgende mødearbejdsområde: Du kan bruge mødelokaler til at understøtte møder (individuelt eller i serie) med et centralt sted for alle tilhørende deltagere, dagsordener og handlinger.
• Forretningsprocesvisninger: Du dokumenterer dine forretningsprocesser ved at sætte dem på et holdsted for hele virksomheden eller holdet at se og bruge.
• Formalisere det uformelle: Du kigger ind i dine afdelinger og bringer departementelle regneark, politikker og formularer til SharePoint.

Afsendelse af en samlet meddelelse

Brug portalen til at kommunikere en fælles vision til dine medarbejdere om din virksomhed gennem følgende elementer:

• Startside: Kommunikér værdien af ​​en besked, som f.eks. Virksomhedens vision erklæring ved at placere den rigtigt på portals hjemmeside for alle at se.
• Navigation: Brug dine portalnavigationsfunktioner til at lede medarbejdere til information om produkter og kampagner.
• Lister: Brug listerne - links og meddelelser - på din portal for at rette medarbejdernes opmærksomhed på de interne holdwebsteder og firmaoplysninger, som du vil have dem bemærket.
• Målgrupper: Målgrupper af medarbejdere, som tilsynsførende eller alle i kundeservice, med fortegnelser, der forstærker en besked, såsom værdien af ​​opsving.
• Se og følg: Brug farveskemaet og branding af din portal til at omdanne din SharePoint-portal fra et upersonligt stykke software til -kilden til intern virksomhedsnyheder og information.

Oprettelse af en følelse af samfund

Brug SharePoint til at holde dine medarbejdere opdaterede med nybjørne og nyudlejningsmeddelelser. Du eller dine medarbejdere kan endda bruge SharePoint til at oprette en bilpool eller finde en frokostkammerat.

Skære omkostningerne til informationssystemer

Forestil dig at reducere antallet af hjemmegruppede afdelingsløsninger, der bruger regneark og Access-databaser. Ved at erstatte disse med lister og biblioteker i SharePoint opnår du nogle øjeblikkelige forbedringer:

• Nem administration: Dine forretningsspecifikke løsninger bliver mere konsekvente - hvilket gør dem nemmere at administrere, understøtte, sikkerhedskopiere og gendanne end snesevis af engangsløsninger kogt op af regnearkjockeys.
• Tilgængelighed, bærbarhed og genbrugelighed: Dataene, der er gemt i SharePoints lister og biblioteker, gemmes i en SQL Server-database. Vigtige oplysninger er ikke låst væk i et regneark, der kun bruges af en afdeling.
• Øget sikkerhed: SharePoint indeholder en indbygget model til sikkerhed og tilladelser, som bygger på din eksisterende investering i Active Directory. Endnu bedre kan dine afdelinger bruge den model til at styre, hvem der har adgang til hvad-uden at ringe til helpdesken.
• Mulighed for at fjerne Office-klienter: Ved at bruge lister og biblioteker i SharePoint, behøver du muligvis ikke have Office-programmer som Excel installeret på alle dine klientmaskiner.Folk kan bruge browseren til at slå op data (eller tilføje data til en liste) i SharePoint. Denne liste kan endda være knyttet til et regneark, der opdateres, mens en anden bruger tilføjer data ved hjælp af browseren.
• Forenklet planlægning: Ved at bringe alt dette indhold under ét tag og på radaren, bliver din kapacitetsplanlægning stærkt forenklet.
• Træningshjælp: Da SharePoint giver et ensartet udseende, er træning lettere.