Sådan importeres opgaver fra Microsoft Outlook - dummies

Microsoft giver en brugervenlig importfunktion, der overfører de opgaver, du opretter i Outlook til Project 2013. Når du har tænkt på, hvad der skal udføres i et projekt, skal opgaver start ligner avlskaniner; hvad der kan begynde som en række enkle opgaveopgaver i Outlook bliver ofte et fuldt udbygget projekt. Det er her, hvor importen kommer ind.

Funktionen Import Outlook Tasks er i det væsentlige et importkort, der er forudindstillet til at fungere med Outlook-procesfelterne. Følg disse trin for at importere Outlook-opgaver til Project:

1. Åbn den plan, du vil indsætte opgaver i, eller åbn et nyt projekt (vælg Arkiv → Ny, klik på Blank projekt og klik på Opret).

2. Klik på fanen Opgave på båndet, klik på nederste del (med pil ned) på Opgave-knappen i Insert-gruppen og klik på Importer Outlook-opgaver.

3. Hvis der vises en advarselsmeddelelse til Microsoft Outlook, skal du klikke på Tillad.

   Dialogboksen Import Outlook Opgaver vises.

   

4. Marker afkrydsningsfeltet ud for hver opgave, du vil importere, eller klik på knappen Vælg alle for at importere alle Outlook-opgaver.

   Som standard gemmer Outlook opgaver i mappen Opgaver. Markering af mappen: Opgaver afkrydsningsfeltet er en anden måde at vælge alle opgaver i Outlook.

5. Klik på knappen OK.

   Opgaverne importeres og vises derefter i slutningen af ​​listen over opgaver med ændringsmarkering anvendt.

Når du importerer en opgave fra Outlook, importeres også navn, varighed og noter (hvis nogen). Hvis en opgave i Outlook ikke har nogen varighed, og du har angivet Auto Schedule som projektopgavefunktionen, opretter Projekt opgaven med en estimeret en-dags tidsramme.

Indsætte hyperlinks

Du kan indsætte hyperlinks i en projektoversigt, som giver en praktisk måde at hurtigt åbne et andet projekt, en anden fil af en hvilken som helst type eller en webside.

Du kan indsætte et hyperlink og oprette en opgave, som du kan bruge til at repræsentere timingen eller omkostningerne til et andet projekt eller delprojekt i planen, fordi timing og kostoplysninger ikke transporteres fra det hyperlinkede projekt. Hyperlinks bruges hyppigere til at linke til dokumentation for en eksisterende opgave, såsom teknisk dokumentation, antagelser eller ekstern information.

Følg disse trin for at indsætte et hyperlink til en anden i projektet:

1. Indtast navnet på den nye opgave i en tom opgave navn celle.

2. Højreklik på den nye opgavens navnecelle, som du vil have den hyperlinkede opgave til at vises.

3. Vælg hyperlink.

   Dialogboksen Indsæt hyperlink vises.

   

4. Skriv den tekst, du vil se for hyperlinket i boksen Tekst til visning.

   Sørg for, at denne tekst klart angiver, hvilke oplysninger der opsummeres.

5. Klik på ikonet Eksisterende fil eller webside i området Link til.

   Du kan linke til et dokument af enhver type eller til en webside.

6. Find i listen Look In, og vælg den fil, som du vil indsætte et hyperlink til.

7. Klik på knappen OK.

   Linkteksten indsættes, og et hyperlink symbol vises i indikatorfeltet. Du kan blot klikke på dette link-symbol for at åbne den anden fil.

Indsætning af et projekt i et andet

Du kan også indsætte opgaver fra et projekt til et andet. Du gør dette ved at indsætte et helt eksisterende projekt i et andet projekt. Projektet, der er indsat, er et delprojekt. Denne metode er nyttig, når forskellige projektteam medlemmer administrerer forskellige faser af et større projekt.

Muligheden for at samle delprojekter på ét sted giver dig mulighed for at oprette en masterplan, hvorfra du på alle steder kan se alle dele af et større og mere komplekst projekt.

Hvis du indsætter flere delprojekter, skal du oprette en pulje af ressourcer, som du stiller til rådighed for alle delprojekter for ressourceoverdragelseskonsistens.

Følg disse trin for at indsætte en anden projektfil i tidsplanen:

1. I Gantt-diagramvisning skal du vælge opgaven i opgavelisten ovenfor, som du vil have det andet projekt at indsætte.

2. Vælg Projekt → Delprojekt.

   Kommandoen Delprojekt er i Insert-gruppen.

   

3. Brug navigationsruden og fillisten, find den fil, du vil indsætte, og klik på den for at vælge den.

4. Hvis du vil linke til den anden fil, så eventuelle opdateringer til det afspejles i kopien af ​​det projekt, du indsætter, skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Link til projekt er markeret.

5. Klik på knappen Indsæt for at indsætte filen.

   Det indsatte projekt vises over den opgave, du valgte, da du begyndte indsætningen.

Det indsatte projekts opgave på højeste niveau vises på niveauet for den opgave, du valgte, da du indsatte projektet, med alle andre opgaver under det i konturen rækkefølge. Hvis du har brug for, skal du bruge værktøjene Outdent og Indent på værktøjslinjen Formatering til at placere de indsatte opgaver på det relevante niveau i projektet.