Hvordan man styrer ressource tilgængelighed i projekt 2016 - dummies

Masser af Projekt 2016 indeholder håndteringsressourcer - især ved at hjælpe dig med at få øje på ressourceallokering. Totalocation er en beregning baseret på ressourcens kalender og tilgængelighed, hvilket angiver, at der er blevet tildelt for meget arbejde ud fra denne tilgængelighed.

Overvej Monica Mendez, en ingeniør, der arbejder en standard otte timers dag baseret på hendes kalender. Monica er tildelt opgaver til skriveafslutningsrapport ved 50 procent af hendes tilgængelighed og til opgaverne Create Design Specs - som forekommer samtidig med rapportopgaven - til 100 procent af hendes tilgængelighed. Monica arbejder nu på 150 procent af hendes tilgængelighed, eller 12 timer om dagen. Dårlig Monica er overbooket. Pas på - hun kan endda afslutte projektet.

En ressource er som standard tildelt en opgave med 100 procent tilgængelighed (eller enheder), men du kan ændre denne indstilling, hvis du ved, at en ressource vil blive tildelt til flere opgaver og kun kan bruge en begrænset tidsperiode arbejder hver enkelt.

Beregning og indstilling af ressourcetilgængelighed

Tilgængelighed er lettere at estimere for nogle ressourcer end for andre. En leder er usandsynligt at afsætte en hel dag til en enkelt opgave, fordi han skal beskæftige sig med alle de medarbejdere, der rapporterer til ham og også underskriver tilladelser, deltager i møder vedrørende forskellige projekter og f.eks. Udvikler budgetter. En produktionsarbejders tilgængelighed kan være enklere at klare sig til en enkelt opgave: Hvis et produktionsjob spenderer tre dage på linjen, og en person arbejder på linjen hele tiden, er det mere præcist at sige, at hun arbejder på den opgave fuld tid.

En fejl lavet af Projektbegyndere er at overdømme tilgængeligheden. Selvfølgelig bruger ingen hver dag otte timer på en enkelt opgave i et projekt. Medarbejdere bruger en del af deres arbejdsdage til at læse email, chatte med kolleger og besvare telefonopkald om problemer, der ikke er relaterede til deres projekter. En ressource kan tilbringe syv timer på en opgave en dag og kun tre timer den næste.

Får ikke hænge på en dagligt ressourceplan, når du vurderer tilgængeligheden. Hvis medarbejderen i løbet af en opgave fokuserer på den, er 100 procent tilgængelighed en passende indstilling. Hvis den pågældende kun arbejder fem dage på en ti-dages opgave, er det dog 50 procent tilgængelighed, om hun arbejder fire timer om dagen i ti dage eller fem fulde dage på ethvert tidspunkt.

Indstillingen Units (tilgængelighed) hjælper dig med at få øje på overbookingen af ​​en ressource, der kan arbejde på flere opgaver samtidig i en projektplan.

Følg disse trin for at angive standardressourceenheder for at angive tilgængelighed:

1. Vis visning af ressourceark.
2. Klik på kolonnen Maksimum for ressourcen.
3. Skriv et tal, der repræsenterer den procentdel af tid, som ressourcen er tilgængelig til at arbejde på projektet.

   Skriv f.eks. 33 for en ressource, der er tilgængelig en tredjedel af tiden eller 400 for en ressource, som kan give fire fuldtidsansatte. (Indgange over 100 procent repræsenterer ressourcer, der giver en gruppe eller et team til at håndtere opgaver.) Den mest almindelige indgang (standard) er 100 for en enkelt ressource, der arbejder heltid på opgaver i projektet.

4. Tryk på Enter eller Tab.

   Posten er afsluttet.

Bemærk, at dette kun fungerer for ressourcer, hvis type er indstillet til Arbejde.

Når en ressource kommer og går

Ud over at være tilgængelig for et projekt, kun en vis procentdel af tiden (sige 50 procent af projektets samlede varighed), kan en ressource kun være tilgængelig i en vis periode af tid (måske april-juni) i projektets levetid - normalt, når du bruger en ressource, der er lånt fra en anden afdeling eller når du arbejder med en freelancer, der knuser i dit projekt med andre. En anden mulig ressource er en, der er tilgængelig halv tid for de første dage af projektet og derefter fuld tid for resten.

I dette tilfælde indtaster du et datoperiode i Tilgængelig fra og tilgængelig for kolonner i ressource tilgængelighed i dialogboksen Ressourceinformation, som vist, for at angive varierende tilgængelighed.

Tidsperioder og enheder for tilgængelighed.

For at angive en begrænset periode, hvor en ressource er tilgængelig til at arbejde på dit projekt, skal du følge disse trin:

1. Vis visningen af ​​ressourceark.
2. Dobbeltklik på en ressource.

   Fanen Generelt i dialogboksen Ressourceoplysninger vises.

3. Brug tilgængelig fra og tilgængelig for kolonner (i området Resource Availability) for at angive tilgængelighedsperioden.
4. I kolonnen Enheder i samme række skal du enten klikke på pilene for at hæve eller sænke tilgængeligheden i trin på 50 procent eller skrive et tal.

   Tryk på Enter for at afslutte posten.

5. Gentag trin 3 og 4 for at angive yderligere perioder for tilgængelighed på efterfølgende rækker i området Resource Availability.
6. Klik på OK-knappen for at gemme indstillingen.