Hvordan man deler ressourcer i Project 2013 - dummies

Når en organisation deltager i projekter af samme art samtidig, kan tegning fra en central ressourcepool spare tid, fordi de ikke behøver at oprette ressourcer, der allerede er eksisterer. Sporing af ressourcer på tværs af projekter kan også være nyttigt.

Mange organisationer håndterer mange projekter på samme tid. Nogle gange er et projekt det eneste projekt af sin type i et firma, som f.eks. At organisere et kontorflyt. Andre, som et byggeprojekt i en arkitektfirma, sker samtidig med flere andre lignende projekter og tegner mange af de samme ressourcer, som arkitekter og designere.

Du kan bruge en anden tidsbesparende Projekt 2013-funktion til at trække eksisterende ressourcer fra en virksomheds adressebog eller fra din egen adressebog i Outlook.

Skim fra ressourcepuljer

Hvis du bruger Project 2013 i hele din virksomhed, kan du have en ressourcepulje, et centraliseret lager af fælles ressourcer, der gør det muligt for projektledere at tildele disse ressourcer til deres forskellige projekter. Ved at bruge en ressourcepulje kan du til enhver tid danne en mere realistisk idé om, hvor travle ressourcer der er på tværs af alle projekter.

Forveks ikke ressourcepuljer med Enterprise Resources, , som kræver, at du opretter Project Professional, Project Server og Microsoft Office Project Web App. En ressourcepulje er simpelthen en projektfil, der kun indeholder en liste over ressourcer i ressourcearkvisning og gemmes på et delt netværksdrev til din arbejdsgruppe eller på din virksomhedsserver.

Enhver med adgang til ressourcepoolfilen kan tildele de ressourcer, den indeholder til projekter. En ressourcepulje sparer alle problemer med at gentage disse ressourcer i deres individuelle projekter.

Hvis du kombinerer separate projekter i et masterprojekt på et hvilket som helst tidspunkt, giver Project 2013 dig mulighed for at få dublet ressourcer. Hvis du linker de kombinerede projekter og derefter sletter en dublet ressource i masterprojektet, slettes det også i delprojektet.

En bedre praksis er at få alle de separate projekter til at dele ressourcer fra en ressourcepulje, så der ikke findes nogen dobbelt ressourcer, når du opretter masterprojektfilen.

Importer ressourcer fra Outlook

Projektet giver dig mulighed for at spare tid for indtastning af ressourceinformation ved at tillade dig at trække ressourcer fra Outlook.

Hvis du vil trække ressourcer fra Outlook, skal du have den angivet som dit standard e-mail-program: Åbn Outlook, og når du bliver spurgt, om du vil have det som standardprogram, skal du sige ja.

Når du indsætter et eller flere Outlook-ressourcer i dit projekt, bliver de føjet til din projektliste ved hjælp af ressourcenavnet og e-mail-adressen, som de findes i Outlook-adressebogen. Standard initialbogstav initial og arbejde type er også preassigned. Du kan derefter føje til ressourcen eventuelle detaljer, du kan lide.

For at indsætte ressourcer fra din Outlook-adressebog, skal du vise Resource Sheet-visning og følge disse trin:

1. Vælg Ressource → Tilføj Ressourcer → Adressebog.

   Dialogboksen Vælg ressourcer vises.

2. Klik på navnet på en ressource i listen Navn.

3. Klik på Tilføj for at placere det valgte navn i listen Ressourcer.

4. Gentag trin 2 og 3 for at tilføje til dit projekt alle de ressourcenavne, du vil importere.

5. Når du er færdig, klik på OK-knappen.

Navne vises nu på projektressourcelisten, klar til at tildele dem opgaver.