Importerer en ny tilpasset taxonomi til SharePoint Online Terminal Store - dummies

Som et indholdsstyringssystem leverer SharePoint Online store muligheder for metadataadministration via Term-butikken. Hvis din organisation bruger taksonomi til at organisere data, kan du simpelthen bruge hvad du har ved at importere din brugerdefinerede taksonomi til Term Store.

Hvis du er en lille virksomhed, kan du bruge taksonomi til at tagge indhold, forbedre styringen af, hvordan tingene beskrives i din virksomhed, samt hjælpe med at opbygge det sociale stof eller din organisation.

For eksempel, at du kræver, at SharePoint-brugere skal indtaste visse oplysninger om filer, de uploader til dokumentbiblioteket. De skal indtaste titlen, forfatteren, forretningsenheden, publikum og emne for hver fil. Du kan udnytte taksonomi, så når en bruger indtaster metadata i feltet Målgruppe, kan de vælge mellem søgeord, der allerede findes i Term Store, såsom intern eller ekstern.

Hvis brugeren vælger Intern, vises yderligere valgmuligheder for at vælge imellem, afhængigt af om det interne publikum er til ledere eller ledere. Under Emne kan brugere vælge mellem søgeord, f.eks. HR, Legal eller IT. Du kan også tillade brugere at indtaste deres egne søgeord for at beskrive emnet.

Som du ser et mønster der kommer frem af ofte anvendte søgeord, kan det signalere dig, som SharePoint Online Administrator, at flytte disse søgeord til hovedbegrebet. Ikke kun det, men det kan få din organisation til at begynde at tænke på at skabe et nyt navn på et produkt i henhold til hvilke ord det bedst beskriver det for dit folk, og hvad disse ord betyder for dem.

Følg disse trin for at importere en brugerdefineret taksonomi til Term Store:

1. Klik på Term Store fra den venstre navigation i SharePoint Online Administration Center.

   Sørg for, at dit navn er angivet under Term Store-administratorer.

2. Under Eksempelimport i højre rude skal du klikke på Vis eksempelfil.

3. Download kommaseparerede værdier (.csv) -filen og lav redigeringer til den i Excel for at passe til din taksonomi.

4. Ordne ordene i hierarkier op til syv niveauer dybt i Excel.

5. Gem filen i sin original. csv format.

6. Tilbage på Term Store fra SharePoint Online Administration Center, svæv over gruppen, hvor du vil have, indlæse termen, og klik derefter på pilen, der vises til højre for at vise yderligere kommandoer.

7. Vælg Import nyt sigt.

8. Klik på Gennemse i vinduet Indstillet import.

9. Naviger til.csv-fil, du gemte i trin 5, vælg filen, og klik derefter på Åbn.

   Du bliver taget tilbage til vinduet Indstillet import.

10. Klik på OK.

    Du bliver taget tilbage til portal for SharePoint Online Administration Center, hvor du kan se det sæt, du lige har importeret, angivet under den gruppe, du valgte i trin 6.