I Word 2016, Mark Index-indlæg med en Concordance File - dummies

Word 2016 tilbyder indekskommandoen til indeksering af et dokument (markér poster for indekset og klik på knappen Indsæt indeks på fanen Referencer). Hvis du har travlt, hvis du ikke har tid til at markere indeksposter en for en i et dokument, kan du markere indeksposter med et andet, enklere middel. Du kan markere indeksposter ved hjælp af en concordance-fil.

En concordance-fil er en tabel med to søjler med ord, der skal søges i dokumentet og deres tilsvarende indeksposter. Ordene i venstre kolonne i tabellen er dem, som Word 2016 søger efter og markerer for indekset. Når Word 2016 finder et ord, der er angivet i venstre kolonne, registreres den tilsvarende tekst i højre kolonne som indeksindtastningen sammen med det sidetal, som ordet findes på.

Med concordance-filmetoden til indeksering kan du ikke indeholde sidelinjer for poster eller indtaste en krydshenvisning i dit indeks.

Følg disse trin for at bruge concordance-filmetoden til at markere poster for et indeks:

1. Opret en tabel med to kolonner i et nyt Word 2016-dokument.

2. Skriv i venstre kolonne tekst fra dit dokument, som du vil have, at Word skal markere for indeksposter. Hvad du indtaster i den venstre kolonne er ikke indeksindgangen selv - bare emnet for posten. For eksempel at lave en indeksindtastning på Thomas Mann, skriv Mann i venstre kolonne for at fortælle, at Word skal søge efter alle forekomster af det pågældende navn.

   For at blive indekseret skal ord i dit dokument være nøjagtige matches af ordene i den venstre kolonne. Hvis du for eksempel skriver Eagle Steel Works i venstre kolonne af Concordance File tabellen, men navnet er "Eagle Steel Works" (med hvert ord aktiveret) i dit dokument, vil emnet ikke Vær indekseret, fordi Word ikke genkender det.

3. Indtast indeksposterne i højre kolonne. For eksempel at oprette en indeksindgang kaldet "Mann, Thomas", skriv Mann, Thomas . Du kan oprette undergrupper ved hjælp af et kolon (:). For eksempel at gøre "Mann, Thomas, tidlig liv" en undergruppe af "Mann, Thomas", indtast Mann, Thomas: tidligt liv .

   En hurtig måde at oprette en concordance-fil på er at åbne dokumentet med den tekst, du indekserer sammen med concordance-filen. På fanen Vis skal du klikke på Arranger alle-knappen for at sætte begge dokumenter på skærmen samtidigt, og kopier tekst fra dokumentet til venstre kolonne i concordance-filen.

4. Gem concordance-filen, når du er færdig med at indtaste ord og sætninger for at markere i den venstre kolonne og indeksposterne i højre kolonne.Dit næste skridt er at bruge concordance-filen til at markere indeksposter i dit dokument.

5. Åbn dokumentet, der har brug for et indeks.

6. Klik på knappen Indsæt indeks på fanen Referencer. Dialogboksen Indeks åbnes.

   

7. Klik på knappen AutoMark. Du ser dialogboksen Open Index AutoMark File.

8. Find concordance-filen (du gemte den i trin 4), vælg den og klik på knappen Åbn. I hele dit dokument vises feltkoder, hvor konvergensfilen markerede poster for indekset. Disse koder er markeret med bogstaverne XE. (Du kan skjule de grimme feltkoder ved at klikke på Vis / Skjul ¶ på fanen Startside.)

For at generere et indeks, efter du har markeret indeksposterne, skal du placere markøren, hvor du vil have indekset at blive vist, gå til Fanen Referencer, klik på knappen Indsæt indeks og klik på OK i dialogboksen Indeks.