Biblioteker til SharePoint Online Sites - dummies

Når du har brug for en måde at organisere filer på, så de er tilgængelige via et SharePoint Online-websted, finder du et udvalg forudbygget til de mest almindelige typer af biblioteker i SharePoint Online. Tag en gander på disse standardbiblioteker og de korte beskrivelser af hvad de gør:

• Asset Library: Her gemmer du andre informationsaktiver end dokumenter - klar til brug i form af billeder, lydfiler, videofiler - for at gøre dem tilgængelige og regulere deres brug.

• Data Connection Library: Denne bibliotekstype er hvor du kan sætte og dele filer, der angiver og beskriver eksterne dataforbindelser. Du kan f.eks. Have brug for dine brugere til at trække data fra et datalager. Oprettelse af en forbindelse til datalageret og at få alle servernavne, brugernavne og forbindelsesoplysninger lige højre kan være kedelige.

  Ved hjælp af et Data Connection Library kan en administrator oprette forbindelserne og gemme dem i biblioteket. Brugerne vil så bare bruge forbindelsen til datalageret, når de vil trække data og analysere det.

• Dokumentbibliotek: Du kører på tværs af - og skaber - mange af dem i SharePoint. Sådanne biblioteker er til opbevaring af dokumenter, organisering af dem i mapper, styring af deres versioner og regulering af deres brug med et check-in / check-out system.

• Formularbibliotek: Her gemmer og håndterer du elektroniske versioner af blanke forretningsformer til daglig dokumentation, såsom købsordrer og statusrapporter. For at oprette og vedligeholde biblioteker af denne type har du brug for et Microsoft-kompatibelt XML-editor.

  Som det sker, leverer Microsoft en - InfoPath. Husk dog, at formularbiblioteket kun er et sted til at gemme de data, der er indtastet i formularen. For at opbygge den egentlige formular skal du bruge InfoPath.

• Billedbibliotek: Denne bibliotekstype er til opbevaring og deling af digitale billeder. Forskellen mellem Assets Library og Picture Library kan være subtil, fordi de begge gemmer billeder. Nøgleforskellen ligger i navnet. Billedbiblioteket er designet specielt til at gemme billeder, og aktivbiblioteket bruges til at gemme billeder.

  Hvis du tænker på et billede som et billede og et billede som noget som et logo eller et grafik, begynder forskellene at dukke op. For eksempel viser billederne i et billedbibliotek et miniaturebillede, når de vises i søgninger, men billederne i et billedbibliotek gør det ikke.

• Optag bibliotek: Du gemmer forretningsrekorder i dette bibliotek.Når du opretter et optagelsesbibliotek, tilføjer du en vis funktionalitet, der gør det muligt for SharePoint at oprette registreringsstyrings- og opbevaringsplaner. Denne type funktionalitet er vigtig, når du vil sikre dig, at du gør din due diligence til at holde styr på dine forretningsrekorder ved at lade SharePoint gøre det tunge løft.

• Rapportbibliotek: Denne bibliotekstype er dedikeret til websider og dokumenter, der holder styr på ydeevne (og andre sådanne målinger), fremskridt i retning af forretningsmål og andre oplysninger, der bruges i business intelligence.

• Slide Library: Du kan bruge denne type bibliotek til at vise Microsoft PowerPoint-dias (eller dem, der er oprettet i kompatible lignende applikationer) til flere seere via SharePoint-systemet. Du kan også bruge denne bibliotekstype til at finde, organisere og genbruge eksisterende dias.

• Wiki Page Library: Biblioteker af denne type har sammenkoblede websider, der indeholder indhold, såsom tekst eller billeder og funktionalitet i form af Web Dele, som flere brugere kan redigere nemt.