Vedligeholdelse af alle dine muligheder i et valgfelt kan være besværligt og udsat for fejl. SharePoint 2010 bruger en lignende model til relationelle databaser ved at adskille opslag information fra listen transaktion .
Tænk på alle opslagsdata, som kunne opretholdes i separate lister. For eksempel kan opslagslister til computerhardwareoversigt omfatte hardware type, vedligeholdelseskontrakt og afdeling placering. Disse lister kan opretholdes uafhængigt af transaktionsliste - selve opgørelsen.
Du kan f.eks. Oprette en afdelings tilpasset liste med et enkelt felt - Titel - og fylde det med navne på afdelinger i din organisation. Build the Volunteer Projects-transaktionsliste (hvor du sporer medarbejdere, der arbejder på frivillige projekter), og afdelinger er en kolonne i denne liste.
I stedet for at opbygge et valgfelt, skal du bruge Opslagdatatypen til at oprette forbindelse til din afdelingsliste og bruge Titel-feltet som data for afdelings-kolonnen i listen over frivillige projekter.
Du kan også tilføje andre kolonner fra opslagslisten til rullelisten for at hjælpe brugerne med at vælge det rigtige valg. Når en bruger vælger værdien fra rullelisten, vises også værdierne for de ekstra kolonner.
Her er et scenario, der bruger en opslagskolonne til at vise en kundes salgsområde. Kundens navn og salgsområde gemmes i en liste og vises i en anden liste ved hjælp af en opslagskolonne.
For brugere, der er bekendt med databaser og referentiel integritet, tilføjer SharePoint 2010 muligheder for at understøtte denne implementering. Opslagskolonner kan også bruges til at oprette en kæde af sammenføjede lister, som kan bruges til at søge og vise værdier fra yderligere kolonner.