Administrer indhold med SharePoint Online Document Sets - dummies

I SharePoint Online, en af ​​Microsoft Office 365-pakken af ​​produkter, kan et dokument sæt dig gruppere dokumenter sammen baseret på nogle kriterier og derefter arbejde sammen med gruppen af ​​dokumenter som en enkelt enhed.

For eksempel kan du have et projekt, du arbejder på for markedsføring og et projekt, du arbejder på for regnskabsføring. Du kan gruppere dine marketingdokumenter sammen og gruppere dine regnskabsdokumenter sammen. Du kan derefter interagere med regnskabs- eller markedsføringsdokumenterne som en enkelt gruppe i stedet for individuelt.

Ved hjælp af dokumentsæt kan du sende alle dine marketingdokumenter gennem en workflow i et parti samtidigt eller se versionen for alle dokumenter som et sæt på et givet tidspunkt.

For at begynde at bruge Document Sets skal du først aktivere funktionen til din Site Collection. Det gør du ved at følge disse trin:

1. Klik på knappen Site Actions og klik derefter på Site Settings.

   Siden Siden Indstillinger vises, der viser dig alle indstillingerne for dette bestemte SharePoint-websted.

2. Gå til gruppen Administration af gruppesamling og klik på linket Site Collection Features.

   Funktionssiden for denne specifikke Site Collection vises.

3. Klik på knappen Aktivér ved siden af ​​funktionen Document Sets.

Når funktionen Document Sets er aktiveret, kan du tilføje funktionaliteten til ethvert bibliotek. Dokumentindstillingen er formet som en indholdstype i SharePoint. En indholdstype er gruppering af metadatafelter i en enkelt gruppe. For eksempel kan du have en opskrift, der har en indholdstype, der indeholder metadata, såsom ingredienser, madlavningstider og nødvendige krydderier.

SharePoint Document Set indholdstypen indeholder alle de nødvendige funktioner til at gruppere flere dokumenter i en enkelt enhed.

Et fælles dokumentbibliotek i SharePoint er biblioteket Shared Documents. Du kan tilføje dokumentsætfunktionaliteten til biblioteket Delt dokumenter ved at følge disse trin:

1. Naviger til biblioteket, hvor du vil tilføje dokumentsættets funktionalitet.

2. Klik på knappen Biblioteksindstillinger, der findes på fanen Bibliotek.

   For at tilføje en indholdstype til dette bibliotek skal du først aktivere redigering.

3. Klik på linket Avancerede indstillinger på siden Bibliotekindstillinger.

   Siden Avancerede indstillinger vises, og lader dig udføre avanceret konfiguration til dette bibliotek.

4. Vælg Ja for at tillade redigering af indholdstyper i afsnittet Indholdstype.

5. Klik på OK for at vende tilbage til siden Bibliotekindstillinger.

   Bemærk, at der vises et nyt afsnit på siden, der nu hedder Indholdstyper.

6. Klik på linket Tilføj fra eksisterende websteds indholdstyper for at tilføje en eksisterende indholdswebsteds type.

7. Vælg dokumenttype indholdstype, klik på knappen Tilføj, og klik derefter på OK.

Nu hvor dokumentindstillingsfunktionen er blevet tilføjet til biblioteket, kan du oprette et nyt dokumentsæt. For at oprette et nyt dokumentsæt skal du klikke på fanen Dokumenter i båndet og derefter vælge Dokumentopsætning under rullemenuen Ny dokument.

Et dokument sæt vises i biblioteket Shared Documents, ligesom et andet dokument. Du kan interagere med et dokument, ligesom du interagerer med et enkelt dokument i biblioteket. Forskellen er imidlertid, at når du klikker på et dokument sæt, åbner du gruppering af dokumenter frem for et enkelt dokument.

Når dokumentopsætningen åbnes, vises et nyt dokumentindstillingsfelt på båndet. Denne fane giver dig mulighed for at styre dokumentets sæt med funktioner, såsom redigering af egenskaberne, ændring af sikkerhedsrettigheder, deling af dokumenter, indsamling af versioner eller skubbe alle dokumenter gennem arbejdsgang i en batch.