Ti projektledninger faldgruber og hvordan man undgår dem - dummier

Det er svært at styre et projekt. Omfang, ressourcer, forventninger, tidsplaner og budgetter ændrer sig altid. Selvom Microsoft Project kan hjælpe dig med mekanikerne til at organisere, planlægge og spore et projekt, kan det ikke hjælpe dig med at forhindre alle faldgruber i projektstyring. Her er et kig på ti af de mest almindelige faldgruber og tips om hvordan man undgår dem.

Begynd for lille

For at starte på højre fod i et nyt projekt, start med at reflektere over det store billede og arbejde dig ned til detaljerne systematisk. Du er nødt til at forstå projektets formål, mål og strategiske betydning, inden du dykker ind i de detaljerede opgaver, der er nødvendige for at gennemføre projektet.

Start med at stille disse spørgsmål: Skal projektet arrangeres af leverbare? Af fase? Efter geografi? Efter type teknologi? Tænk på konsekvenserne af at organisere dit projekt på hver af disse måder. En du bestemmer, hvordan du vil organisere projektet, du kan starte din arbejdsopdelingsstruktur (WBS). Hvis du beslutter dig for at organisere det efter fase, afspejles hver fase af dit projekt i WBS's øverste niveau; hvis du beslutter at leverancer er en bedre måde at organisere projektet på, er det det øverste niveau. Når først dit øverste niveau er etableret, kan du begynde at nedbryde topniveauet til mere detaljerede arbejdspakker og fra arbejdspakker til opgaver.

Undlad at dække dine antagelser

Du kunne ikke planlægge et projekt uden nogle antagelser. At lave antagelser er ikke et problem, men at tro på, at andre mennesker kender - eller endda deler - dine antagelser er et problem.

Når du starter et nyt projekt, skal du oprette en antagelogbog - enten i et Excel-regneark eller som et Word-bord. Dokument antagelsen, angiv deadline for validering af det, og tilføj et felt for kommentarer. Det er meget enkelt, men det sikrer, at alle arbejder under samme sæt antagelser.

Indsæt antagelsen i Notes-afsnittet af de opgaver, der berøres af antagelsen.

Behandle dit projekt som den eneste VIP (Meget vigtigt projekt)

Dit projekt er vigtigt for dig; Faktisk kan det være det vigtigste aspekt af dit arbejde. Det kan dog ikke være så vigtigt for alle andre. Hvis du arbejder på en organisation, der har mange igangværende projekter, er din sandsynligvis ikke den nr. 1-prioritet. Når ressourcer trækkes fra dit projekt for at hjælpe dig med en anden, skal du blot vende tilbage til tidsplanen og revidere din plan for at fuldføre arbejdet.Du skal muligvis ændre basislinjen eller endda oprette en ny.

Tror at tilgængeligheden er et færdighedssæt

Når du arbejder dybt inde i projektet og forsøger at afbalancere ressourcetilgængeligheden med det arbejde, der skal udfyldes, er den nemmeste strategi at se efter den første ikke-allokerede eller underallokerede, ressource og tildele denne person til en opgave. Problemet er, at den ufordelte ressource måske ikke har evnen til at udføre arbejdet. En medarbejders stilling i IT-afdelingen garanterer for eksempel ikke, eller endda indebærer, at han kan opbygge en database eller arkitekt et system. Identificer de færdigheder, der er nødvendige for at fuldføre arbejdet, og identificere færdighedssætene med tilgængelige ressourcer. Du kan endda være nødt til at identificere færdigheder niveauer , som f.eks. Entry level, midlevel og expert.

Abonner på myten om ubegrænsede ressourcer

Hvis du ikke beregner indsatsen i og varigheden af ​​hver opgave, risikerer du at tildele alt for meget arbejde til en enkelt ressource. I de fleste tilfælde er ressourcerne ikke dedikeret til projekter på fuld tid. Mange ressourcer arbejder i en matrix organisation; de arbejder på flere projekter, eller de gør projektarbejde.

Hvis du ikke bestemmer, hvor længe ressourcer skal bruges på projektet og planlægge arbejdet i overensstemmelse hermed, står du over for en ubehagelig overraskelse, når projektet laver, fordi dets ressourcer ikke er 100 procent dedikerede, eller fordi du har overordnet dem.

Stol på urealistiske estimater

Som projektleder stoler du på teammedlemmer for at give præcise omkostninger og varighed estimater for deres arbejde. Når alt kommer til alt, kan du ikke være ekspert på alle områder. Men fordi du stadig er ansvarlig for tidsplanen og budgettet, du udvikler, bør du forstå, hvordan estimaterne blev udviklet og derefter bekræfte den relevante estimeringsmetode.

I afsnittet Noter skal du dokumentere grundlaget for skøn og de antagelser, der bruges til at udvikle et estimat for at holde styr på de variabler, der er forbundet med estimatet.

Glemmer at forberede Murphys lov

En projektleder har en can-do attitude. At være i færd med at løse problemer og levere resultater betyder imidlertid ikke, at du har råd til at være blindt optimistisk om projekter. Levering til tiden og på budgettet afhænger dels af, at der oprettes beredskabsreserven for både tidsplanen og budgettet. Du kan oprette reserver til individuelle opgaver, der i sig selv er risikable og indstille en samlet projektreserve. For enklere projekter er en reserve på 10 procent tilstrækkelig. For avanceret teknologi kan du have brug for en reserve på 50 procent eller mere.

Succumb at møde galskab

Nr. 1 hindring for at udføre opgaver er utvivlsomt mødet. Du kan huske arbejdsdage, hvor du hustled fra et møde til det næste, kun for at nå frem til slutningen af ​​dagen og indse, at du ikke har gennemført noget af dit eget arbejde. Du har sandsynligvis ikke brug for at deltage i dem alle - eller hvis de i det mindste var blevet kørt mere effektivt, kunne de have afsluttet om halvdelen af ​​tiden.

Stop mødet gale! Planlæg møder - endda ugentlige statusmøder - kun når det er nødvendigt. Forsøg ved at holde holdmøder hver anden uge eller afholde møder med individuelle medlemmer.

Hvis et bestemt emne på dagsordenen kræver input fra en interessent, opfordre den pågældende til kun at deltage i den del af mødet og derefter undskyldes for at vende tilbage til arbejdet.

Glem det, at det kun er en model

Når du ved, hvordan du opretter en effektiv tidsplan ved hjælp af Project, skal du ikke fejllægge tidsplanen for virkeligheden. Tidsplanen er simpelthen en model af virkeligheden, givet de tilgængelige oplysninger på det tidspunkt. Oplysninger, antagelser, estimater og ressourcer er alle ændringer, risici og problemer, der nogensinde er til stede, og selvfølgelig ændrer projektets omfang. Derfor, så snart du baseline projektet, er det nok forældet.

Gør dit bedste, selvfølgelig, at opdatere modellen med de nyeste oplysninger, men husk, at det kun er at planlægge en begivenhed, at det ikke sker.

Påberåbe sig mirakler

Hvis du ikke kan finde ud af, hvordan du kan møde en deadline i betragtning af de ressourcer og de oplysninger, du indtaster i Project, er du usandsynligt, at du vil overholde denne frist. Projekt kan faktisk hjælpe dig med at kommunikere de problemer, der er forbundet med en aggressiv leveringsdato. Du kan vise interessenter timeplanen og bede dem om at hjælpe dig med at bestemme, hvordan du fremskynder afslutningen af ​​opgaverne. I nogle tilfælde kan interessenterne levere relevante oplysninger, der hjælper dig med at afslutte før; i andre tilfælde vil de dog have projektet udført på en bestemt dato, men der er ingen rimelig måde at møde forfaldsdagen på.

Når du står over for en urealistisk deadline, skal du møde det så godt du kan. Hvis tidsfristen simpelthen er umulig, anerkender den dog. Du kan bruge Project til at søge alternative metoder til at opnå projektleverancerne - selvom du ikke kan bruge det til at komprimere tid.