Ti ting du ikke kan gøre med Outlook - dummies

Det tager kun et par minutter at finde ud af noget, et program kan gøre, og du kan bruge hele dagen på at finde ud af noget, som en program kan ikke gør.

Husk, at Outlook ikke kan gøre disse ti ting, når du først får det. Fordi du kan omprogrammere Outlook med Visual Basic, kan en klog person gøre Outlook til at gøre mange af disse ting ved at oprette genvejsmakroer (som ligger uden for denne bogs anvendelsesområde).

Brugerdefinerede mapper

De mest organiserede personer bliver endnu mere organiserede, når de bruger Outlook. De kan ofte lide at sende hver e-mail-meddelelse til netop den rigtige mappe. De kan også sortere deres mapper i en meget særlig, meget effektiv rækkefølge, som ikke altid er alfabetisk. Desværre sorterer Outlook-mappelisten automatisk alfabetisk, ingen undtagelser. Det drev nitpickers nutty, men der er ingen ændre det.

Gå tilbage til de gamle menuer

Mange mennesker kan lide båndet bedre end Outlooks gamle menusystem. Det er større og mere farverigt, uden tvivl. Men hvis du lærte at bruge computere i højdepunkterne i menuer og værktøjslinjer, kan du længe klikke på de gamle kendte menuer. Beklager, båndet har det indpakket til nu.

Indsæt et telefonnummer i din kalender

Når du indtaster en aftale, ville det være rart, hvis Outlook kunne slå op på telefonnummeret på den person, du mødes, og indsætte nummeret i aftaleposten. Mange smartphones kan gøre dette via en adresseopslagningsfunktion, men du kan ikke få Outlook til at følge efter. Måske en anden gang.

Åbn en besked fra læsepanelet

Hvis du er ligesom mange mennesker, viser listen over e-mail-meddelelser, du gemmer i Outlook, som en historisk oversigt over alt, hvad du gør.

Måske ruller du frem og tilbage gennem dine beskeder fra tid til anden for at få et håndtag på, hvad du har sendt til hvem og hvornår. Hvis din liste er forholdsvis lang, og du vælger en besked, der skal vises i aflæsningsruden, og derefter ruller gennem listen for at se på en anden besked, kan du ikke bare højreklikke på aflæsningsruden for at åbne den besked, du er visning.

Det ser ikke ud som om det ville være frygteligt svært for Microsoft at medtage en højreklikkommando for at åbne meddelelsen i læsepanelet, men det er ikke der.

Udfør tosidet udskrivning

Nogle mennesker kan lide at udskrive deres tidsplan og holde dem i et bindemiddel for at se ud som en af ​​de gammeldags planlægningsbøger. Det eneste problem med det er, at Outlook ikke ved, hvordan man omorganiserer udskrevne sider, afhængigt af om siden er på venstre side eller højre side af bogen, når man ser på den.

Dette er en meget lille quibble, men hvis det er vigtigt for dig, undskyld - du bliver nødt til at leve med ensidig udskrivning.

Søg og erstat områdekoder

Det ser ud til, at folkene i telefonfirmaet ændrer områdekoder oftere end de ændrer deres strømper i disse dage. Hvis du har brug for at ændre alle dine 312'erne til 708'erne, kan Outlook ikke gøre det automatisk; du bliver nødt til at ændre dem en efter en. Microsoft tilbyder et værktøj til at ændre russiske områdekoder, men for områdekoder i USA - nyet!

Embed billeder i Noter

Du kan kopiere og indsætte et billede, en fil eller et andet emne i tekstboksen nederst i enhver Outlook-post, når du åbner næsten alle Outlook-formularer. Du kan f.eks. Indsætte et billede af en person i tekstboksen til personens kontaktpost, men de små, gule klæbemærkater giver dig ikke det. de accepterer kun tekst.

Beregn udgifter med journalopkaldsposter

Du kan holde øje med, hvor meget tid du bruger til at tale med en person, men du kan ikke beregne den totale opkaldstid eller totalopkaldsprisen til faktureringsformål.

Opret kontaktoptegnelser for alle modtagere af en e-mail

Når du får en e-mail-besked rettet til en hel gruppe mennesker, kan du oprette en distributionsliste fra denne meddelelse ved at kopiere alle modtagere til en gruppe. Du kan også vende en besked fra en enkelt person til en individuel kontaktpost ved at trække beskeden til People-ikonet.

Men hvis du vil oprette kontaktoptegnelser for en gruppe mennesker, skal du oprette en kontaktrekord for hver enkelt person individuelt - ingen træk og slip, ingen kopi og indsæt.

Sikkerhedskopiering af Outlook-data

Mange mennesker gemmer deres mest kritiske forretningsoplysninger i Outlook - Oplysninger, der er så værdifulde, at taber det næsten kan lukke en forretning eller afslutte en karriere. Det er ingen joke.

Men efter mere end ti år på markedet har Outlook aldrig fået et anstændigt redskab til at beskytte sine egne data mod tab.

Ja, alle ved, at du regelmæssigt skal sikkerhedskopiere alle data på din computer, og du kan lave kopier af dine kritiske Outlook-data (nogle af de små hukommelsestaster kan gøre jobbet, og du kan gemme Outlook-data til en håndholdt computer, hvis det er nødvendigt), men det er lidt foruroligende, at ingen sådan funktion nogensinde er blevet tilføjet til Outlook selv.

Nogle af de online backup-tjenester som Mozy gør et godt stykke arbejde med at sikkerhedskopiere dine Outlook-data.