Ved hjælp af Outlook 2003 til at spore kundehistorik - dummier

Nogle salgsfolk er ikke altid organiserede og bruger ofte tid på at søge et forslag eller forsøger at huske datoen og emnet for det sidste telefonopkald. Brug af Business Contact Manager (BCM), kan du linke alle dine handlinger til en bestemt kunde og få adgang til alle oplysningerne fra Kontakt-posten. (BCM version 2. 0 er et gratis tilføjelsesprogram til Outlook 2003 i Office Professional og Small Business udgaven.) >

Siden Kontakter Aktiviteter kan vise dig alle handlinger, der er relateret til en kontakt. Du kan linke et hvilket som helst dokument, Opgave, aftale eller møde telefon logge til dine kunder og læse dem med et enkelt klik. Her er hvordan:

1. Når du åbner din kundekontakt, skal du vælge Handlinger, Link, Fil.

Dialogboksen Vælg en fil åbnes.

2. Vælg din fil, som Marys forslag 321. > 3. Klik på OK.

Forslagsfilen er knyttet til Marias kontaktpost.

Udover at forbinde eksterne filer og dokumenter til dig r kontakter, kan du også linke Outlook-aftaler, opgaver, telefonopkald, journaler og e-mails (både sendt og modtaget) og derefter læse dem på en enkelt liste.

1. Når du åbner din kundekontakt, skal du vælge Handlinger, Link, Fil.

Lænken Link til kontakt vises.

2. Vælg en mappe, som f.eks. Opgaver.

3. Vælg en opgave fra listen Opgaveartikler.

4. Klik på Anvend.

Varen er knyttet til din kundekontakt.

Automatisering af links til dine kontakter

Kobling af hvert element til din kontakt manuelt er kedeligt og kan potentielt tilføje hundredvis af ugentlige handlinger til dit arbejde, hvilket gør dig tabt mere end din tålmodighed. Du kan glemme at forbinde elementer eller miste spor af e-mails, opgaver og aftaler relateret til dine kunder. Heldigvis kan Outlook automatisk linke de elementer, der er relateret til din kontakt, på følgende måde:

1. Vælg Værktøjer, Indstillinger.

Dialogboksen Indstillinger vises.

2. Klik på Tidsindstillinger.

Dialogboksen Journal Options vises.

3. Vælg de emner, der skal knyttes til listen Automatisk registrering af disse poster, herunder e-mail-meddelelsesmøder, Opgaver og andre handlinger.

4. Vælg de kontakter, der skal forbindes, fra listen Til disse kontakter.

5. I området Double-clicking A Journal Entry skal du vælge den option, der hedder Åbner det element, der henvises til ved Journal entry.

Tidsskriftet har en bredere ansøgning end blot at forbinde Outlook-emner til en kontaktperson. Journal kan også måle den tid, du bruger på at arbejde på et dokument eller præsentere dine dokumenter i et tidslinjediagram, der viser hver på den dato, hvor den blev brugt.

6. Klik på OK.

Alle Outlook-emner, der er relateret til dine kontakter, er nu forbundet.

Læsning af din klienthistorik

Søgning efter kundefiler i computerens mapper kan være trættende. Du kan gemme et Word-dokument på ét sted, et Excel-regneark i et andet og datoen for dit sidste møde i Kalender. Du kan dog have alle disse oplysninger tilrettelagt for dig ved at åbne kun en side, hvilket ikke betyder, at du har mistet tid på at søge efter oplysningerne.

Følg disse trin for at læse din kundehistorik:

1. Når kontakten er åben, skal du klikke på fanen Aktiviteter.

Aktivitetssiden vises. Når Vis liste viser Alle emner, vises alle dine aktiviteter i forbindelse med den åbne kontakt.

2. Klik på et element i listen for at åbne det linkede dokument eller Outlook-elementet.

Oplysningerne vises uden at skulle se efter det.