Video: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks 2024
Kontakt lister kan blive temmelig længe efter et stykke tid; Du kan nemt samle et par tusinde kontakter om et par år. Sortering af en liste, der længe betyder, at hvis du leder efter ting, der starter med brevet M, , skal du f.eks. Gå omkring tre meter under bunden af skærmen for at finde den kontakt, uanset hvad du gør.
Grupper er svaret (nej, du behøver ikke tilmelde dig for Outlook Anonym). Outlook tilbyder dig allerede flere foruddefinerede lister, der bruger gruppering.
Du kan bruge flere typer visning i Outlook:
- Sorteret liste: Denne opfattelse er som et kortspil kortlagt i numerisk rækkefølge, begyndende med deuces, så tre, så fire, og så videre op gennem billedkortene.
- Grupperet visning: Denne visning er som at se kortene arrangeret med alle hjerter i en række, så alle spaderne, derefter diamanterne og derefter klubberne.
- Andre visninger: Outlook har også flere andre visningstyper, der ikke gælder for kontakter, f.eks. Tidslinje og Adressekort.
Du kan finde at samle genstande af lignende typer i grupper, der er nyttige til opgaver som at finde alle de personer på din liste, der arbejder for et bestemt firma, når du vil sende tillykke med et nyt stykke arbejde. Fordi Outlook-brugere finder gruppering efter virksomhed så ofte nyttigt, vises visningen By Company som en foruddefineret visning i Outlook.
Følg disse trin for at bruge visning af firmaet:
1. Klik på knappen Kontakter i navigationsruden.
Modulet Kontakter åbnes med dets aktuelle visning vises.
2. Vælg visning af firmaet fra listen i navigationsruden.
Hver grå bar, der er mærket Company: (firmaets navn) har en lille boks til venstre med et plus- eller minustegn på den. Klik på et plustegn for at se yderligere navne under firmaets overskrift; et minustegn angiver, at der ikke er flere indgange.
3. Klik på plusikonet for at se poster for firmaet, der er angivet på den grå bjælke.
Denne gruppering bliver meget praktisk, hvis du tildeler kategorier til dine kontakter, når du opretter varer. Hvis du er klog over, hvordan du bruger og tilføjer kategorier, der passer til det arbejde, du gør, kan du finde gruppering efter kategori en enorm tidsbesparelse.
Hvis de foruddefinerede gruppevisninger ikke opfylder dine behov, kan du gruppere elementer i henhold til stort set alt, hvad du vil, forudsat at du har indtastet dataene.
Følg disse trin for at se kategorien Kategorivisning:
1. Klik på knappen Kontakter i navigationsruden.
Visningen Kontaktpersoner vises.
2. Vælg visning efter kategori fra listen i navigationsruden.
Hver grå bjælke har et ikon på venstre side med et plus eller en minus, efterfulgt af Kategori: (navn på kategori). En minus angiver, at ingen indgange er gemt under denne kategori overskrift; Et plus betyder flere poster er tilgængelige.
3. Klik på et plus-tegnikon for at se flere poster for den kategori, der er angivet på den grå bjælke.
Gruppering er en god måde at styre alle Outlook-emner på, især kontakter. Når du får et greb om at bruge grupper, kan du spare meget tid, når du forsøger at finde ting.