Arbejder med Distributionslister i Outlook - dummies

Du kan oprette en distributionsliste i dit Outlook Contacts-modul, der indeholder Navn på mere end en person for de tidspunkter, hvor du sender en besked til flere personer samtidigt. Du kan også tildele kategorier til dine distributionslister (ligesom du kan med individuelle kontakter), og du kan sende en distributionsliste til andre som en vedhæftet fil til en e-mail-besked, så de kan bruge samme liste, som du gør, hvis de er også ved hjælp af Outlook.

Oprettelse af en distributionsliste

Oprettelse af en distributionsliste er et simpelt spørgsmål om at oprette et navn til din liste og vælge fra den samling navne, du har gemt på dit system. En distributionsliste holder ikke styr på telefonnumre og postadresser, bare e-mailadresser.

Følg disse trin for at oprette en distributionsliste i dit Kontakter-modul:

1. Vælg Fil -> Ny -> Distributionsliste (eller tryk på Ctrl + Skift + L).

Dialogboksen Distributionslisten vises.

2. Indtast det navn, du vil tildele til din distributionsliste.

Det navn, du skriver, vises i tekstfeltet Navn.

3. Klik på knappen Vælg medlemmer.

Dialogboksen Vælg medlemmer vises, viser en liste over tilgængelige navne på venstre side og en tom boks på højre side.

4. Dobbeltklik på navnet på hver person, du vil føje til din distributionsliste.

Hvert navn, som du dobbeltklikker på, vises i kolonnen Tilføj til distributionsliste i højre side af dialogboksen.

5. Når du er færdig med at vælge navn, skal du klikke på OK.

Dialogboksen Vælg medlemmer lukker.

6. Klik på Gem og Luk (eller tryk på Alt + S).

Dialogboksen Distributionslisten lukker, og din distributionsliste vises i din liste over kontakter.

Når du opretter en distributionsliste, kan du også medtage e-mailadresser til personer, der ikke er medtaget i din kontaktliste eller en af ​​dine andre Outlook-adressebøger. Hvis du vil tilføje en sådan outsider til din distributionsliste, skal du klikke på Tilføj ny (i stedet for Vælg medlemmer) i trin 4 ovenfor. Indtast navn og e-mail-adresse for den person, du vil tilføje i dialogboksen Tilføj nye medlemmer, klik på OK, og følg resten af ​​trinene præcis på samme måde.

Redigering af en distributionsliste

Folk kommer, og folk går i distributionslister, ligesom de gør andre steder. Heldigvis kan du redigere listerne. Klik blot på ikonet Kontakter i navigationsruden og dobbeltklik på navnet på en af ​​dine distributionslister (de poster, der viser et lille to-ledet ikon til højre for deres navne).Når du åbner en Distributionsliste-post, ser du det samme skærmbillede, du så, da du først oprettede listen. Her har du nogle nyttige muligheder:

• For at fjerne et medlem af listen: Klik på det pågældende navn og klik på knappen Fjern.
• For at vælge et nyt medlem fra navnene allerede i din kontaktliste eller globale adresseliste: Klik på Vælg medlemmer og følg den samme rutine, som du bruger, når du opretter en liste.
• For at tilføje en person, hvis e-mail-adresse ikke er angivet i nogen af ​​dine adressebøger: Klik på knappen Tilføj ny, udfyld personens navn og e-mail-adresse, og klik på OK.

Brug af en distributionsliste

Distributionslister vises som elementer i din kontaktliste sammen med folks navne - så (som du sandsynligvis kan gætte) kan du bruge en distributionsliste til at adressere en e-mail-meddelelse, ligesom du ville med nogen kontakt. Sådan gør du:

• Du kan trække kortet til en distributionsliste i din indbakke for at oprette en ny e-mail-besked til den pågældende liste.
• Du kan skrive navnet på distributionslisten i Til-linjen i en e-mail-meddelelse og klikke på knappen Kontroller navne på værktøjslinjen.

Når Outlook tilføjer en understregning til navnet i feltet Til: Du ved, at din besked vil gå til folkene på din distributionsliste.