Hvordan man gennemfører et projekt 2013 Opgave i mindre tid - dummier

Hvis du laver dine lektier og tilføjer beredskabsreserven til projektet, gør du planen realistisk, men også tilføjer tid til projektet. Når projektets slutdato ikke fungerer for de beføjelser, der er, skal du prøve et par taktikker til at hugge timingen ned til størrelse.

Kontroller afhængigheder

Planens timing bestemmes af varigheden af ​​hver opgave og af dens afhængigheder - de forhold, du opbygger mellem opgaver. Spørg dig selv, om du har bygget alle afhængigheder på den bedst mulige måde.

Måske startede en opgave ikke, før en anden var færdig, men den anden opgave kunne være startet to dage før afslutningen af ​​sin forgænger. Opbygning i denne type overlapning (kendt som hurtig sporing ) kan spare tid. I løbet af et projekts levetid med hundredvis af opgaver kan du spare en måned eller mere for at tilføje den slags overlapning til endda et par dusin opgaver.

Brug opgaveinspektørpanelet til at uddybe afhængigheder.

Administrer tilgængeligheden af ​​ressourcer

En anden faktor, der driver timing, er tilgængeligheden af ​​ressourcer. Nogle gange i et afhængighedsforhold kan en opgave ikke starte før en anden ender, simpelthen fordi ressourcerne ikke er tilgængelige, før forløberopgaven er overstået. Se efter disse potentielle problemer med ressourceafhængig timing:

• Du forsinkede starten på en opgave, fordi en ressource ikke var tilgængelig. Men måske en anden ressource kan gøre arbejdet. Hvis ja, skift ressourcer og lad opgaven starte hurtigere.

• Projektet beregner varigheden af ​​automatisk planlagte opgaver (Fast Work and Fixed Units med indsatsstyret planlægning) i henhold til antallet af tilgængelige ressourcer til at udføre arbejdet. Hvis du tilføjer ressourcer til disse opgaver, forkorter Project deres varighed.

• Hvis du tildeler en mere kvalificeret ressource til bestemte opgaver, kan du muligvis reducere arbejdstiden for at fuldføre opgaven, fordi den faglige kan afslutte arbejdet hurtigere.

• At tildele flere ressourcer til opgaver på den kritiske vej kan forkorte de indsatsstyrede opgaver.

• Du har penge, men ingen tid eller ressourcer. Overvej at ansætte en ekstern leverandør til at håndtere arbejdet.

Slet opgaver

Når alt andet fejler og du har reduceret så meget tid som muligt, er det tid til at skære nogle specifikke hjørner. For det første overveje at springe over vigtige opgaver. Så spørg, om du kan se projektets mål med interessenterne og måske reducere dets omfang, så du kan udnytte opgaver fra tidsplanen. Du kan endda forhandle om mindre stringente kvalitets- eller præstationsniveauer.

Aldrig eliminere alt slæk i tidsplanen. Slap er din ven; det giver planlægning fleksibilitet omkring ressourcer.

Handelstid for omkostninger

Nogle gange er det mest kritiske mål i et projekt tidsplanen. Hvis det er tilfældet med dit projekt, kan du muligvis forhandle om et større budget for at reducere den samlede varighed. Du bruger derefter de ekstra midler til at betale for overarbejde, tilføje ressourcer, fremskynde forsendelsen eller øge timeløbet af eksisterende ressourcer.

At reducere tidsplanen ved at kaste penge (i form af ressourcer) på problemet kaldes nedbrud. Ikke alle opgaver kan dog styrkes. Opgaver, der har virkelig faste varigheder, tager så længe de tager, uanset antallet af ressourcer, du kaster på dem.

For at nedbryde tidsplanen, start med at analysere opgaver for at se, hvor du kan trække den længste længde af tiden fra planen til den laveste pris. Når du har udnyttet denne opgave, skal du gå til den næste mindst dyre opgave og så videre.

Fokus kun på de opgaver, der er på den kritiske vej. At reducere varigheden af ​​opgaver, der ikke er på det, gør det ikke godt, hvis du forsøger at reducere projektets samlede længde.

På et tidspunkt reducerer du varigheden af ​​den kritiske vej i det omfang du har en anden kritisk vej. Så kan du gå på arbejde på den nye kritiske vej.

Jo mere du sporer, kolliderer og fjerner projektet, jo mere sandsynligt er det at være sent. Det er rigtigt: På et tidspunkt har du komprimeret så meget tid som muligt fra skemaet, og det vil have flere kritiske stier og nærkritiske stier.

Hvis en opgave på en af ​​disse stier slipper, skal projektet bruge en reserve for uforudsete udgifter. Og hvis du ikke er forsigtig, vil du bruge det hele og gøre projektet sent.